مدیریت منابع انسانی از مهمترین چالشهای هر کسب و کار است و مدیران به دنبال راهی هستند تا بتوانند با افزایش کارایی و بهرهوری هزینههای سازمان را کاهش دهند و باعث بهبود عملکرد مجموعه شوند. دستگاههای حضور و غیاب از ابزار موثر و کارآمد برای مدیریت منابع انسانی شناخته میشوند و با ثبت دقیق ساعات کاری پرسنل، صرفهجویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی باعث بهرهوری و کاهش هزینهها میشوند. علاوه بر آن دستگاه حضور و غیاب مزایای بسیار گوناگونی دارد که باعث میشود سازمانها به آن نیاز پیدا کنند. در ادامه همراه ما باشید تا تاثیر دستگاه های حضور و غیاب بر کاهش هزینه های منابع انسانی را بررسی کنیم.
چرا سازمانها به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند؟
ایجاد نظم و یکپارچگی از دغدغههای اساسی مدیران در سازمانها و شرکتها است که باعث میشود به دستگاه حضور و غیاب نیاز پیدا کنند. این دستگاه با ثبت تردد کارکنان به ایجاد نظم و مقررات در مجموعه میپردازد و با ارائه گزارشات دقیق باعث مدیریت زمان و منابع انسانی میشود. با ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان میتوان عملکرد آنها را نظارت کرد و از خدماتی مانند محاسبه دقیق حقوق و دستمزد برخوردار شد.
امنیت دستگاه حضور و غیاب بالاست و بدون خطای انسانی و از طریق الگوریتمهای هوش مصنوعی محاسبات را به طور دقیق انجام میدهد و از پرداخت هزینههای اضافی ناشی از خطاهای انسانی جلوگیری میکند. دستگاههای حضور و غیاب انواع گوناگونی دارند و به روشهای رمزی، کارتی و بیومتریک تردد کارکنان را ثبت میکنند. این دستگاهها برای برنامهریزی و ایجاد شیفتهای کاری مناسب هستند و به مدیران اجازه میدهند تا به راحتی تیمهای خود را مدیریت کنند. تاثیر دستگاههای حضور در غیاب بر کاهش هزینهها از مهمترین دلایل استقبال سازمانها برای خرید و استفاده از این ابزار است و در افزایش سودآوری آنها نقش قابل توجهی دارد.
نقش دادههای دقیق در تصمیمگیریهای منابع انسانی
یکی از مزایای مهم دستگاههای حضور و غیاب، تولید دادههای دقیق و قابل اتکا برای مدیران منابع انسانی است. این دادهها فراتر از ثبت ساده ورود و خروج بوده و امکان تحلیل الگوهای کاری، میزان تاخیر، غیبتها و بهرهوری تیمها را فراهم میکنند. با اتکا به این اطلاعات، مدیران میتوانند تصمیمهای آگاهانهتری در زمینه جذب، نگهداشت و بهینهسازی نیروی انسانی اتخاذ کنند و از تصمیمگیریهای سلیقهای و پرهزینه جلوگیری نمایند. در نتیجه، شفافیت اطلاعاتی باعث کاهش ریسکهای مدیریتی و کنترل بهتر هزینههای پرسنلی میشود.
تاثیر اتوماسیون حضور و غیاب بر کاهش فشار کاری واحد منابع انسانی
اتوماسیون فرآیندهای حضور و غیاب تاثیر مستقیمی بر کاهش حجم کار واحد منابع انسانی دارد. ثبت خودکار تردد، محاسبه دقیق ساعات کاری، اضافهکاری و مرخصیها موجب میشود کارشناسان منابع انسانی زمان کمتری را صرف امور تکراری و اداری کنند و تمرکز خود را بر فعالیتهای استراتژیکتر مانند توسعه سرمایه انسانی، آموزش کارکنان و بهبود فرهنگ سازمانی بگذارند. این کاهش فشار کاری نهتنها هزینههای عملیاتی سازمان را کم میکند، بلکه باعث افزایش دقت، رضایت شغلی کارکنان و ارتقای عملکرد کلی سازمان خواهد شد.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
استفاده از دستگاه حضور و غیاب مزایای زیادی دارد که عبارتند از:
1. ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل
ورود و خروج پرسنل به طور خودکار توسط دستگاه حضور و غیاب ثبت میشود و باعث صرفهجویی در زمان و عدم نیاز به روشهای دستی و سنتی برای ردیابی کارکنان خواهد شد. به این صورت منابع انسانی میتوانند تمرکز خود را برای انجام وظایف دیگر به کار بگیرند.
2. تجزیه و تحلیل منابع انسانی
به دنبال ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان اطلاعات ارزشمندی ایجاد میشود و مدیران میتوانند با بررسی عملکرد کارکنان خود افراد وفادار و وظیفهشناس را شناسایی کنند. این مزیت باعث میشود تا کارفرمایان نقاط قوت و ضعف کارکنان خود را شناسایی کنند و با تغییر استراتژی باعث بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری سازمان شوند.
3. ذخیرهسازی منابع
سازمانها منابع مشخص و محدودی را برای کسب و کار خود در نظر میگیرند که با کاهش خطای انسانی میتوان به حفظ و ذخیرهسازی منابع پرداخت و از اتلاف آنها جلوگیری نمود. تاثیر نرمافزار حضور و غیاب در کاهش هزینهها باعث افزایش زمان و انرژی کارکنان میشود و از اتلاف منابع جلوگیری میکند.
4. پایبندی به قوانین
سیستمهای حضور و غیاب مطابق با قوانین و مقررات کار طراحی شدهاند؛ بهویژه سیستمهای تولید داخل متناسب با فرهنگ ایران طراحی شدهاند و با جلوگیری از سوءتفاهم باعث افزایش رضایت شغلی کارمندان میشوند. امکان بیقانونی در ردیابی کارکنان به شیوه دستی وجود دارد و این سیستم نه تنها باعث برقراری نظم در مجموعه میشود؛ بلکه از کارکنان حمایت میکند و حقوق و مزایای خود را به طور دقیق دریافت خواهند کرد.
5. حضور و غیاب از راه دور
یکی از مهمترین امکانات دستگاههای حضور و غیاب دسترسی به آنها از طریق تلفن همراه است و برای نظارت بر حضور و عملکرد کارکنان دورکار به کار میرود. این قابلیت به مدیران این امکان را میدهد تا بتوانند افراد مستعد و حرفهای را پیدا کنند و با استخدام آنها از راه دور به گسترش کسب و کار خود بپردازند.
6. قابلیت یکپارچهسازی آسان
امکان یکپارچهسازی سیستمهای حضور و غیاب با سایر خدمات هوشمند در سازمان وجود دارد. از طریق سیستمها میتوان به پنلهای دسترسی شرکت متصل شد و با عدم نیاز به خرید تجهیزات گوناگون موجب صرفهجویی در هزینهها شد. ادغام نرمافزار منابع انسانی با حقوق و دستمزد از مهمترین مزایای این دستگاه است و حقوق کارکنان به طور خودکار و دقیق محاسبه و توزیع میشوند.
7. مدیریت زمان
علاوه بر تاثیر دستگاههای حضور و غیاب بر کاهش هزینهها، این دستگاه باعث مدیریت بهینه ساعت کاری پرسنل میشود که نحوه محاسبه آن به طور دستی زمانبر است. سیستمهای حضور و غیاب در کسری از ثانیه تردد کارکنان را ثبت میکنند و احتمال خطای انسانی را به حداقل میرسانند. بدین ترتیب سازمانها دیگر نیازی ندارند دادهها را به طور مجدد بررسی کنند. علاوه بر آن تغییر ساعات کاری و ایجاد شیفتها توسط دستگاه به طور خودکار انجام میشود که در مدیریت زمان نقش موثری دارد.
پیشنهاد مطالعه: نقش دستگاههای حضور و غیاب در کاهش خطاهای انسانی در محاسبه حقوق و دستمزد
چگونه دستگاه حضور و غیاب باعث کاهش هزینههای منابع انسانی میشود؟
دستگاه حضور و غیاب تاثیر ویژهای در کاهش هزینههای منابع انسانی دارد که برای سازمانها به یک دغدغه اساسی تبدیل شده است. این دستگاه به روشهای زیر باعث کاهش هزینههای منابع انسانی میشود:
کاهش هزینههای نیروی انسانی
نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد پرسنل بهصورت خودکار است و باعث میشود نیاز به نیروی انسانی به حداقل برسد، در نتیجه پرداخت حقوق و دستمزد برای پرسنل کاهش پیدا میکند.
کاهش هزینههای مرتبط با اضافه کاری
از طریق ثبت ساعت ورود و خروج پرسنل اضافه کاریهای غیرضروری توسط دستگاه شناسایی میشوند و هزینههای مرتبط با آن کاهش مییابند.
کاهش خطاهای محاسباتی
دقت نرمافزار حضور و غیاب در محاسبات ساعات کار پرسنل بسیار بالا است و بدون بروز خطاهای انسانی به محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان میپردازد، به این صورت از پرداخت هزینههای اضافی جلوگیری میشود.
بهبود کنترل هزینههای پرسنلی
گزارشگیری از مهمترین قابلیتهای دستگاه حضور و غیاب است که این امکان را به کارفرمایان میدهد تا هزینههای پرسنلی را نظارت کنند. همچنین نرم افزار محسابه اضافه کاری باعث می شود که هیچ حقی از کارمندان هم ضایع نشود.
کاهش هزینههای کاغذبازی
با بهکارگیری دستگاه حضور و غیاب برای محاسبه ساعات کاری و حقوق و دستمزد پرسنل نیاز به استفاده از فرمهای کاغذی و ثبت دستی اطلاعات از بین میرود. به این شکل هزینههای خرید کاغذ، چاپ و بایگانی اسناد کاهش مییابند.
کاهش هزینههای مرتبط با اختلافات پرسنل
همانطور که گفته شد دستگاه حضور و غیاب مطابق با قوانین کار و با شفافیت محاسبات حقوق و دستمزد را انجام میدهد. این ویژگی از ایجاد اختلاف بین کارکنان و سازمان جلوگیری میکند و هزینههای رسیدگی به این اختلافات را از بین میبرد.
افزایش بهرهوری
افزایش سرعت و دقت در ثبت تردد پرسنل و محاسبات حقوق و دستمزد باعث افزایش زمان و رسیدگی به سایر وظایف میشود و در افزایش بهرهوری سازمان بسیار موثر است.
سخن پایانی
در مقاله امروز با اهمیت و تاثیر دستگاه های حضور و غیاب بر کاهش هزینه ها آشنا شدید و متوجه شدید که این دستگاه چگونه باعث افزایش بهرهوری سازمان میشود. دستگاههای حضور و غیاب انواع گوناگونی دارد که میتوانید متناسب با نیاز مجموعه خود به خرید آنها بپردازید و با مدیریت منابع انسانی و کاهش هزینهها افزایش بهرهوری سازمان خود را تضمین کنید.