مزایای سیستم‌های حضور و غیاب تحت شبکه + نحوه کارکرد آن

از تجهیزات پیشرفته و کارآمد برای مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه را می‌توان نام برد. این دستگاه مجهز به فناوری‌های پیشرفته است و ساعات کاری پرسنل را با دقت و سرعت بالا ثبت می‌کند. مزایای سیستم‌های حضور و غیاب تحت شبکه مانند کاهش خطاهای انسانی، تسهیل در محاسبات حقوق و دستمزد محاسبه ساعات کار موجب شده سازمان‌ها فعالیت پرسنل خود را به خوبی نظارت کنند. این سیستم‌ها قابلیت اتصال به اینترنت دارند و با به‌روزرسانی اطلاعات امکانات گسترده را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهند. این سیستم‌ها برای سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و بزرگ بسیار مفید هستند. آن‌ها می‌توانند در شرکت‌های تولیدی، ادارات دولتی، بیمارستان‌ها، مراکز آموزشی و سایر محیط‌های کاری به کار گرفته شوند. همچنین، امکان یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها با نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی و مالی، کارایی آن‌ها را افزایش می‌دهد. برای آشنایی با مزایای سیستم های حضور و غیاب تحت شبکه و نحوه کارکرد آنها تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

منظور از سیستم‌های حضور و غیاب تحت شبکه چیست؟

سیستم‌ های حضور و غیاب تحت شبکه یا تحت وب به دستگاه‌هایی گفته می‌شود که مجهز به پورت شبکه هستند و امکان برقراری ارتباط آنلاین را دارند. به واسطه پورت شبکه داده‌های ذخیره شده بر روی دستگاه در سیستم کامپیوتر تخلیه می‌شوند و نیازی به استفاده از روش‌هایی برای تخلیه اطلاعات مانند فلش مموری نخواهد بود.

این دستگاه‌ها بلافاصله داده‌ها را به سرور مرکزی انتقال می‌دهند و در هر زمان و مکان می‌توانید به داده‌ها دسترسی داشته باشید. با این دستگاه می‌توان نحوه حضور و ساعت کارکنان را به طور لحظه‌ای تجزیه و تحلیل کرد و نقش موثری در صرفه‌جویی زمان و کاهش هزینه‌ها دارد. دستگاه کنترل تردد تحت شبکه به شکل سخت‌افزارهای بیومتریک است و با شناسه‌های منحصربه‌فرد مانند اثر انگشت و تشخیص چهره عملیات ثبت حضور و غیاب کارکنان را انجام می‌دهد. این دستگاه‌ها همچنین با قابلیت یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، امکان استخراج گزارش‌های دقیق از وضعیت حضور، تأخیر، غیبت، و اضافه‌کاری کارکنان را فراهم می‌کنند. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تحلیل این داده‌ها، تصمیمات بهتری برای بهبود عملکرد و بهره‌وری اتخاذ کنند. به همین دلیل، سیستم های حضور و غیاب تحت شبکه به ابزاری ضروری برای سازمان‌های مدرن تبدیل شده‌اند.

مقاله پیشنهادی: مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب

مزایای سیستم های حضور و غیاب تحت شبکه

دستگاه‌های حضور و غیاب تحت شبکه باعث بهبود کارایی و مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها می‌شوند و با مزایای متعددی همراه هستند. مزایای سیستم های حضور در غیاب تحت شبکه عبارتند از:

سیستم‌ حضور و غیاب تحت وب چگونه کار می‌کنند؟

نحوه کار با سیستم‌های حضور و غیاب تحت شبکه بسیار آسان است و به طور کاملاً اتوماتیک انجام می‌شود. برای ثبت حضور و غیاب پرسنل با توجه به نوع دستگاه حضور و غیاب از روش‌های مختلف مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا تشخیص عنبیه استفاده می‌شود و اطلاعات حضور و غیاب درون دستگاه ذخیره می‌شوند. برای انتقال داده‌ها می‌توان در بازه‌های زمانی مشخص آنها را از طریق اینترنت یا شبکه‌های محلی به سرور مرکزی انتقال داد. ذخیره‌سازی داده‌ها می‌تواند در فضای ابری صورت بگیرد که امکان دسترسی و تحلیل آنها را بسیار آسان می‌کند. مدیران برای پردازش داده‌ها از نرم‌افزارهای مدیریتی دستگاه استفاده می‌کنند که دارای رابط کاربری ساده هستند. سیستم حضور غیاب تحت وب می‌تواند گزارش‌هایی از ساعات کار، تأخیرها، غیبت‌ها، مرخصی‌ها، اضافه کار و کسر کار تهیه کند. در برخی از سیستم‌های حضور و غیاب تحت شبکه امکان دسترسی به اطلاعات توسط کارکنان وجود دارد و با اپلیکیشن‌های موبایل می‌توانند وضعیت خود را بررسی کنند. دستگاه تحت وب از امنیت بسیار بالایی برخوردار است و با استفاده از تکنولوژی‌های رمزنگاری و پروتکل‌های امنیتی به حفاظت از داده‌ها می‌پردازد. بنابراین نحوه کار سیستم های حضور و غیاب تحت شبکه به صورت زیر است:

1- ثبت اطلاعات با روش‌های پیشرفته

استفاده از فناوری‌های مدرن مانند اسکن اثر انگشت، تشخیص چهره، شناسایی عنبیه چشم و کارت‌های RFID، امکان ثبت اطلاعات پرسنل را با دقت بالا و سرعت زیاد فراهم می‌کند. این روش‌ها باعث افزایش امنیت و کاهش خطاهای انسانی در فرآیند ثبت حضور و غیاب می‌شوند.

2- ذخیره‌سازی داده‌ها

اطلاعات حضور و غیاب به صورت خودکار در حافظه داخلی دستگاه ذخیره می‌شود و قابلیت انتقال این داده‌ها به سرور مرکزی از طریق اینترنت یا شبکه‌های محلی (LAN) وجود دارد. این ویژگی باعث می‌شود که داده‌ها به صورت متمرکز ذخیره و مدیریت شوند.

3- پشتیبانی از فضای ابری

سیستم های حضور و غیاب تحت شبکه امکان ذخیره‌سازی داده‌ها در فضای ابری را فراهم می‌کنند. این قابلیت نه تنها امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه امکان دسترسی به اطلاعات و تحلیل آن‌ها از هر مکان و در هر زمان را برای مدیران فراهم می‌کند.

4- رابط کاربری ساده نرم‌افزار مدیریتی

نرم‌افزارهای مدیریتی این سیستم‌ها با طراحی رابط کاربری ساده و کاربرپسند، به مدیران اجازه می‌دهند داده‌ها را به راحتی پردازش کنند. این نرم‌افزارها امکاناتی همچون نمایش گزارش‌ها، مدیریت اطلاعات پرسنل، و تنظیمات پیشرفته را به سادگی در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

5- تولید گزارش‌های جامعه

این سیستم‌ها گزارش‌هایی دقیق و متنوع از اطلاعاتی مانند ساعات کاری، تأخیرها، غیبت‌ها، مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و کسر کار ارائه می‌دهند. گزارش‌ها در بازه‌های زمانی دلخواه تنظیم می‌شوند و برای بهبود مدیریت منابع انسانی و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده می‌شوند.

6- دسترسی کارکنان به اطلاعات

کارکنان می‌توانند از طریق اپلیکیشن‌های موبایل یا پورتال‌های تحت وب به اطلاعات کاری خود شامل وضعیت حضور، تأخیرها، مرخصی‌ها و اضافه‌کاری‌ها دسترسی داشته باشند. این ویژگی باعث افزایش شفافیت و تعامل بهتر بین کارکنان و مدیریت می‌شود.

7- امنیت بالا

اطلاعات ثبت‌شده در سیستم‌ های حضور و غیاب تحت شبکه با استفاده از پروتکل‌های امنیتی و رمزنگاری‌های پیشرفته محافظت می‌شوند. این تدابیر از دسترسی غیرمجاز و سرقت داده‌ها جلوگیری کرده و امنیت اطلاعات حساس پرسنل را تضمین می‌کنند.

8- مدیریت آنلاین

مقاله پیشنهادی: راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

روش اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه

برای اتصال دستگاه حضور و غیاب شبکه باید از وجود پورت TCP/IP در دستگاه مطمئن شوید و سپس آن را به شبکه مودم متصل کنید. نحوه اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه به شکل زیر است:

• ابتدا آداپتور را به دستگاه و به پریز برق وصل کنید. در ادامه یک سر کابل اترنت را به پورت LAN دستگاه کنترل تردد و سر دیگر را به سوئیچ یا روتر وصل کنید.
• دستگاه را روشن کنید و اجازه دهید بوت شود. با فشردن دکمه منو بر روی دستگاه رمز عبور را وارد کنید.
• وارد گزینه Network Setting شوید و TCP/IP Setting را انتخاب کنید. با قرار دادن دستگاه روی رنج شبکه یک آی پی خالی روی آن ارسال کنید.
• با ایجاد پینگ وارد نرم‌افزار شوید و به شبکه متصل شوید. گزینه اوکی را فشار دهید تا تنظیمات ذخیره شوند و از منو خارج شوید.
• با طی این مراحل دستگاه به شبکه متصل می‌شود و آماده استفاده است، به این روش می‌توانید داده‌های حضور و غیاب را ثبت و مدیریت کنید. برای اتصال دستگاه به شبکه لزوماً نیازی به کابل شبکه نیست و می‌توانید به‌صورت بی‌سیم و از طریق وای‌فای به شبکه متصل شوید که از مهم‌ترین مزایای سیستم‌ های حضور و غیاب تحت شبکه به شمار می‌رود.

سخن پایانی

سازمان‌هایی که از دستگاه‌های حضور و غیاب تحت شبکه استفاده می‌کنند با مزایای زیادی روبرو می‌شوند و می‌توانند بلافاصله به تجزیه و تحلیل داده‌های حضور و غیاب پرسنل بپردازند. امکان تنظیمات و به‌روزرسانی این دستگاه‌ها از راه دور ممکن است و در هر جایی که به اینترنت دسترسی داشته باشید می‌توانید از دستگاه گزارش بگیرید.