مدیریت منابع انسانی از مهمترین چالش‌های هر کسب و کار است و مدیران به دنبال راهی هستند تا بتوانند با افزایش کارایی و بهره‌وری هزینه‌های سازمان را کاهش دهند و باعث بهبود عملکرد مجموعه شوند. دستگاه‌های حضور و غیاب از ابزار موثر و کارآمد برای مدیریت منابع انسانی شناخته می‌شوند و با ثبت دقیق ساعات کاری پرسنل، صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی باعث بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها می‌شوند. علاوه بر آن دستگاه حضور و غیاب مزایای بسیار گوناگونی دارد که باعث می‌شود سازمان‌ها به آن نیاز پیدا کنند. در ادامه همراه ما باشید تا تاثیر دستگاه های حضور و غیاب بر کاهش هزینه های منابع انسانی را بررسی کنیم.
چرا سازمان‌ها به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند؟
ایجاد نظم و یکپارچگی از دغدغه‌های اساسی مدیران در سازمان‌ها و شرکت‌ها است که باعث می‌شود به دستگاه حضور و غیاب نیاز پیدا کنند. این دستگاه با ثبت تردد کارکنان به ایجاد نظم و مقررات در مجموعه می‌پردازد و با ارائه گزارشات دقیق باعث مدیریت زمان و منابع انسانی می‌شود. با ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان می‌توان عملکرد آنها را نظارت کرد و از خدماتی مانند محاسبه دقیق حقوق و دستمزد برخوردار شد.
امنیت دستگاه حضور و غیاب بالاست و بدون خطای انسانی و از طریق الگوریتم‌های هوش مصنوعی محاسبات را به طور دقیق انجام می‌دهد و از پرداخت هزینه‌های اضافی ناشی از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند. دستگاه‌های حضور و غیاب انواع گوناگونی دارند و به روش‌های رمزی، کارتی و بیومتریک تردد کارکنان را ثبت می‌کنند. این دستگاه‌ها برای برنامه‌ریزی و ایجاد شیفت‌های کاری مناسب هستند و به مدیران اجازه می‌دهند تا به راحتی تیم‌های خود را مدیریت کنند. تاثیر دستگاه‌های حضور در غیاب بر کاهش هزینه‌ها از مهمترین دلایل استقبال سازمان‌ها برای خرید و استفاده از این ابزار است و در افزایش سودآوری آنها نقش قابل توجهی دارد.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
استفاده از دستگاه حضور و غیاب مزایای زیادی دارد که عبارتند از:
1. ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل
ورود و خروج پرسنل به طور خودکار توسط دستگاه حضور و غیاب ثبت می‌شود و باعث صرفه‌جویی در زمان و عدم نیاز به روش‌های دستی و سنتی برای ردیابی کارکنان خواهد شد. به این صورت منابع انسانی می‌توانند تمرکز خود را برای انجام وظایف دیگر به کار بگیرند.
2. تجزیه و تحلیل منابع انسانی
به دنبال ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان اطلاعات ارزشمندی ایجاد می‌شود و مدیران می‌توانند با بررسی عملکرد کارکنان خود افراد وفادار و وظیفه‌شناس را شناسایی کنند. این مزیت باعث می‌شود تا کارفرمایان نقاط قوت و ضعف کارکنان خود را شناسایی کنند و با تغییر استراتژی باعث بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان شوند.
3. ذخیره‌سازی منابع
سازمان‌ها منابع مشخص و محدودی را برای کسب و کار خود در نظر می‌گیرند که با کاهش خطای انسانی می‌توان به حفظ و ذخیره‌سازی منابع پرداخت و از اتلاف آنها جلوگیری نمود. تاثیر نرم‌افزار حضور و غیاب در کاهش هزینه‌ها باعث افزایش زمان و انرژی کارکنان می‌شود و از اتلاف منابع جلوگیری می‌کند.
4. پایبندی به قوانین
سیستم‌های حضور و غیاب مطابق با قوانین و مقررات کار طراحی شده‌اند؛ به‌ویژه سیستم‌های تولید داخل متناسب با فرهنگ ایران طراحی شده‌اند و با جلوگیری از سوءتفاهم باعث افزایش رضایت شغلی کارمندان می‌شوند. امکان بی‌قانونی در ردیابی کارکنان به شیوه دستی وجود دارد و این سیستم نه تنها باعث برقراری نظم در مجموعه می‌شود؛ بلکه از کارکنان حمایت می‌کند و حقوق و مزایای خود را به طور دقیق دریافت خواهند کرد.
5. حضور و غیاب از راه دور
یکی از مهمترین امکانات دستگاه‌های حضور و غیاب دسترسی به آنها از طریق تلفن همراه است و برای نظارت بر حضور و عملکرد کارکنان دورکار به کار می‌رود. این قابلیت به مدیران این امکان را می‌دهد تا بتوانند افراد مستعد و حرفه‌ای را پیدا کنند و با استخدام آنها از راه دور به گسترش کسب و کار خود بپردازند.
6. قابلیت یکپارچه‌سازی آسان
امکان یکپارچه‌سازی سیستم‌های حضور و غیاب با سایر خدمات هوشمند در سازمان وجود دارد. از طریق سیستم‌ها می‌توان به پنل‌های دسترسی شرکت متصل شد و با عدم نیاز به خرید تجهیزات گوناگون موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها شد. ادغام نرم‌افزار منابع انسانی با حقوق و دستمزد از مهمترین مزایای این دستگاه است و حقوق کارکنان به طور خودکار و دقیق محاسبه و توزیع می‌شوند.
7. مدیریت زمان
علاوه بر تاثیر دستگاه‌های حضور و غیاب بر کاهش هزینه‌ها، این دستگاه باعث مدیریت بهینه ساعت کاری پرسنل می‌شود که نحوه محاسبه آن به طور دستی زمان‌بر است. سیستم‌های حضور و غیاب در کسری از ثانیه تردد کارکنان را ثبت می‌کنند و احتمال خطای انسانی را به حداقل می‌رسانند. بدین ترتیب سازمان‌ها دیگر نیازی ندارند داده‌ها را به طور مجدد بررسی کنند. علاوه بر آن تغییر ساعات کاری و ایجاد شیفت‌ها توسط دستگاه به طور خودکار انجام می‌شود که در مدیریت زمان نقش موثری دارد.
چگونه دستگاه حضور و غیاب باعث کاهش هزینه‌های منابع انسانی می‌شود؟
دستگاه حضور و غیاب تاثیر ویژه‌ای در کاهش هزینه‌های منابع انسانی دارد که برای سازمان‌ها به یک دغدغه اساسی تبدیل شده است. این دستگاه به روش‌های زیر باعث کاهش هزینه‌های منابع انسانی می‌شود:
کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد پرسنل به‌صورت خودکار است و باعث می‌شود نیاز به نیروی انسانی به حداقل برسد، در نتیجه پرداخت حقوق و دستمزد برای پرسنل کاهش پیدا می‌کند.
کاهش هزینه‌های مرتبط با اضافه کاری
از طریق ثبت ساعت ورود و خروج پرسنل اضافه کاری‌های غیرضروری توسط دستگاه شناسایی می‌شوند و هزینه‌های مرتبط با آن کاهش می‌یابند.
کاهش خطاهای محاسباتی
دقت نرم‌افزار حضور و غیاب در محاسبات ساعات کار پرسنل بسیار بالا است و بدون بروز خطاهای انسانی به محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان می‌پردازد، به این صورت از پرداخت هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌شود.
بهبود کنترل هزینه‌های پرسنلی
گزارشگیری از مهمترین قابلیت‌های دستگاه حضور و غیاب است که این امکان را به کارفرمایان می‌دهد تا هزینه‌های پرسنلی را نظارت کنند.
کاهش هزینه‌های کاغذبازی
با به‌کارگیری دستگاه حضور و غیاب برای محاسبه ساعات کاری و حقوق و دستمزد پرسنل نیاز به استفاده از فرم‌های کاغذی و ثبت دستی اطلاعات از بین می‌رود. به این شکل هزینه‌های خرید کاغذ، چاپ و بایگانی اسناد کاهش می‌یابند.
کاهش هزینه‌های مرتبط با اختلافات پرسنل
همانطور که گفته شد دستگاه حضور و غیاب مطابق با قوانین کار و با شفافیت محاسبات حقوق و دستمزد را انجام می‌دهد. این ویژگی از ایجاد اختلاف بین کارکنان و سازمان جلوگیری می‌کند و هزینه‌های رسیدگی به این اختلافات را از بین می‌برد.
افزایش بهره‌وری
افزایش سرعت و دقت در ثبت تردد پرسنل و محاسبات حقوق و دستمزد باعث افزایش زمان و رسیدگی به سایر وظایف می‌شود و در افزایش بهره‌وری سازمان بسیار موثر است.
سخن پایانی
در مقاله امروز با اهمیت و تاثیر دستگاه های حضور و غیاب بر کاهش هزینه ها آشنا شدید و متوجه شدید که این دستگاه چگونه باعث افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود. دستگاه‌های حضور و غیاب انواع گوناگونی دارد که می‌توانید متناسب با نیاز مجموعه خود به خرید آنها بپردازید و با مدیریت منابع انسانی و کاهش هزینه‌ها افزایش بهره‌وری سازمان خود را تضمین کنید.
