امروزه با پیشرفت سریع فناوری سازمانها به دنبال راهکارهای نوآورانه برای افزایش کارایی و دقت در مدیریت منابع انسانی هستند. سیستم حضور و غیاب با موبایل یکی از جدیدترین روشهای کارآمد برای ثبت تردد است که در مقایسه با سایر سیستمها ویژگیهای منحصربهفردی دارد. با تهیه این سیستم دیگر شاهد شکلگیری صفهای طولانی برای ثبت حضور نخواهید بود و پرسنل تنها با یک لمس ساده بر روی گوشیهای هوشمند میتوانند حضور خود را به ثبت برسانند.
این سیستمها به کمک فناوریهای پیشرفته مانند جیپیاس دقت و امنیت ثبت حضور را افزایش میدهند. سیستم حضور و غیاب موبایلی نه تنها باعث کاهش هزینههای اداری و افزایش رضایت پرسنل میشود؛ بلکه دسترسی مدیران به دادههای دقیق و بهروز را فراهم میکند. در ادامه همراه ما باشید تا ویژگیها، مزایا و نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب با موبایل را بررسی کنیم.
مقاله پیشنهادی: راهنمای استفاده از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
سیستم حضور و غیاب با موبایل چگونه است؟
سیستم حضور و غیاب با موبایل نوعی ابزار مدرن و کارآمد است که فرایند ثبت حضور و غیاب پرسنل را به کمک دستگاههای هوشمند مانند گوشی و لپتاپ آسان میکند. کاربران به کمک این سیستم میتوانند بهصورت آنلاین و لحظهای اطلاعات مربوط به حضور و غیاب را مدیریت کنند. استفاده از این سیستم به سازمانها این امکان را میدهد تا با دقت بالا وضعیت پرسنل را تحتنظر قرار دهند و با ایجاد گزارشهای متنوع به تحلیل و بهبود فرایندهای منابع انسانی بپردازند.
پرسنل از طریق این سیستم میتوانند با استفاده از جیپیاس حضور خود را در محل کار ثبت کنند. پس از آن اطلاعات بهصورت خودکار جمعآوری میشوند و به سرور ابری ارسال خواهند شد. این دادهها پس از ذخیره در فضای ابری به راحتی قابل دسترسی هستند و میتوان آنها را تجزیه و تحلیل کرد. برای استفاده از این دستگاه کافی است نرمافزار را بر روی گوشی خود نصب کنید. این نرمافزار برای کاربران اندرویدی و ios قابل استفاده است و همه کسب وکارها میتوانند از آن استفاده کنند.
مقاله پیشنهادی: مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب با موبایل
استفاده از سیستم حضور و غیاب با موبایل با مزایای متعددی همراه است که عبارتند از:
1. امکان ثبت حضور و غیاب در هر مکان
قابلیت دسترسی به سیستم حضور و غیاب موبایلی در هر زمان و مکان از مهمترین مزایای آن است. هنگامی که مدیران یا کارکنان در محل کار حضور ندارند میتوانند با مراجعه به این سیستم حضور خود را ثبت کنند. کارکنان با این ویژگی میتوانند در سفرهای کاری یا حتی خانه حضور خود را بهصورت لحظهای ثبت کنند که باعث افزایش کارایی و صرفهجویی در زمان میشود.
2. افزایش نظم و بهرهوری
دستگاه حضور و غیاب با تلفن همراه به مدیران این امکان را میدهد تا به طور دقیقتر بر حضور و غیاب کارکنان نظارت داشته باشند. این نرمافزارها متصل به یک پایگاه داده یکپارچه هستند که اطلاعاتی مانند ساعت کاری و غیبتها را شامل میشود. به کمک این اطلاعات نظم و انضباط در سازمان حفظ شده و کارکنان بهموقع سر کار خود حضور پیدا خواهند کرد.
3. مدیریت آسانتر ساعات کاری
این سیستم مدیریت ساعات کاری کارکنان را آسانتر میکند، بهویژه کارکنانی که دورکار هستند. از مزایای استفاده از نرمافزارها ثبت و پیگیری ساعات کاری در بازههای زمانی مختلف است، در نتیجه برای تخصیص منابع سازمان میتوانید استراتژی بهتری ایجاد کنید.
4. بهبود مدیریت زمان
مدیریت زمان بهعنوان یکی از چالشهای اصلی هر سازمان با استفاده از اپلیکیشنهای موبایلی حضور و غیاب بهبود مییابد. کارکنان به کمک این اپلیکیشن میتوانند زمان صرف شده را برای فعالیتهای مختلف صرف کنند. مدیران به کمک این اطلاعات الگوهای استفاده از زمان را شناسایی کرده و بهبودهای لازم در فرایندهای کاری را اعمال میکنند. در نهایت این امر باعث افزایش کارایی و کاهش اتلاف وقت میشود.
5. افزایش انگیزه و مسئولیتپذیری
آگاهی کارکنان از ثبت دقیق حضور باعث افزایش احساس مسئولیت آنها نسبت به وظایف خود میشود. این امر به افزایش نظم و انضباط در سازمان کمک میکند و کارکنان را ترغیب خواهد کرد تا به اهداف سازمان اهمیت دهند.
6. محاسبه دقیق حقوق
یکی از مهمترین مزایای سیستم حضور و غیاب با گوشی امکان محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل است. این سیستم با ثبت دقیق ساعات ورود و خروج کارکنان این امکان را به مدیران میدهد تا ساعات کار هر کارمند را به طور دقیق محاسبه کرده و حقوق آنها را به طور عادلانه تعیین کنند.
7. سهولت در روند حضور و غیاب
نرمافزارهای حضور و غیاب موبایل روند کنترل تردد کارکنان را به طور قابل توجهی آسا÷نتر میکنند. این نرمافزارها در مقایسه با سیستمهای کارتی و بیومتریک مانند دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی به زمان کمتری برای ثبت تردد نیاز دارند. کارکنان تنها با چند کلیک ساده در گوشی میتوانند حضور خود را ثبت کنند.
8. کاهش هزینه
استفاده از سیستم حضور و غیاب با موبایل به طور قابل توجهی هزینههای سازمان را کاهش میدهد. این سیستم با کاهش هزینههای اداری، جلوگیری از اشتباهات محاسباتی، کاهش غیبتهای غیرموجه و بهینهسازی منابع انسانی به صرفهجویی در هزینهها کمک میکند.
مقاله پیشنهادی: راهنمای استفاده ار دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی
ویژگیهای کلیدی دستگاههای حضور و غیاب با موبایل
مدیران با خرید دستگاه حضور و غیاب موبایل از ویژگیها و قابلیتهای متنوعی برخوردار میشوند که مهمترین آنها عبارتند از:
1- ردیابی موقعیت جغرافیایی
مدیران با ویژگی ردیابی موقعیت جغرافیایی میتوانند از محل کار پرسنل مطلع شوند. این قابلیت به کمک سیستمهای ناوبری ماهوارهای انجام میشود و درباره مکان کارکنان اطلاعات دقیقی ارائه میدهد. با این اطلاعات مطمئن خواهید شد که کارکنان در محل کار خود حضور دارند.
2- گزارشگیری دقیق
یکی از مهمترین قابلیتهای این سیستم تولید گزارشهای دقیق است و این گزارشها شامل ساعات حضور و غیاب، کل ساعات کاری، الگوهای غیبت و سایر اطلاعات هستند. بهوسیله این اطلاعات میتوانید تصمیمات بهتری در مورد عملکردهای سازمان مانند استخدام، آموزش و توسعه کارکنان اتخاذ کنید.
3- ثبت مرخصی و مأموریت
نرمافزارهای حضور و غیاب قابلیت ثبت مرخصی و مأموریتهای کارکنان را دارند. مدیران با این ویژگی میتوانند با پیگیری زمان مرخصی، مأموریتهای کاری پرسنل در زمانهای غیبت برنامهریزی بهتری داشته باشند.
4- ذخیره تمام اطلاعات
یکی از ویژگیهای کلیدی سیستم حضور و غیاب با موبایل قابلیت ذخیرهسازی کامل و دقیق اطلاعات مربوط به ثبت حضور کارکنان است. این اطلاعات شامل زمان ورود و خروج مأموریتها، مرخصیها، غیبتها و حتی ساعات اضافه کاری هستند. این دادهها در سیستم ذخیره میشوند و مدیران در مواقع نیاز میتوانند به آنها دسترسی پیدا کنند.
5- عدم نیاز به دستگاه
یکی از ویژگیهای بارز این سیستم عدم نیاز به دستگاههای سختافزاری است؛ بنابراین میتوانید لوکیشنهای متعدد را بدون هیچگونه محدودیتی برای آن تعریف کنید. این ویژگی برای سازمانهایی که دارای شعب مختلف هستند بسیار مفید است. سایر ویژگیها و قابلیتهای دستگاههای حضور و غیاب موبایلی عبارتند از:
ویژگی | توضیحات |
دسترسی از طریق وب | مدیران میتوانند بهصورت آنلاین از طریق پنل اپلیکیشن به اطلاعات دسترسی داشته باشند. |
نظارت بر فعالیتها | امکان نظارت بر فعالیتهای کاربران برای جلوگیری از سوءاستفاده وجود دارد. |
پشتیبانی از چند زبان | نرمافزار امکان استفاده به چند زبان مختلف را فراهم میکند. |
کاربرپسند | سیستم موبایلی طراحی ساده و کاربرپسندی دارد و همه کارکنان میتوانند از آن استفاده کنند. |
بهروزرسانی منظم | نرمافزار برای جلوگیری از آسیبهای امنیتی به طور منظم بهروزرسانی میشود. |
مقاله پیشنهادی: راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب
نحوه نصب و راهاندازی دستگاه حضور و غیاب با موبایل
نصب و راهاندازی سیستم حضور و غیاب موبایل به طور قابل توجهی فرایند ثبت تردد کارکنان را ساده میکند که به این منظور مراحل زیر را دنبال کنید:
· تعیین محدودیتهای جغرافیایی
در اولین مرحله از راهاندازی این سیستم محدودیتهای جغرافیایی را جهت ثبت تردد کارکنان تعیین کنید. این محدودهها شامل دربهای ورود و خروج یا نقاط خاصی هستند که برای نصب دستگاههای حضور و غیاب در نظر گرفته میشوند. هیچ محدودیتی برای تعیین این محدودهها وجود ندارد و حتی لوکیشنهای خارج از شرکت را میتوانید در سیستم تعریف کنید.
· نصب اپلیکیشن
سیستمهای حضور و غیاب موبایلی نیازی به دستگاه سختافزاری ندارند و تنها کافی است اپلیکیشن را بر روی تلفن همراه هر یک از کارکنان نصب کنید. در واقع پرسنل میتوانند بدون نیاز به تجهیزات اضافی در هر زمان و مکان حضور خود را ثبت کنند.
· ثبت تردد
بعد از آن که اپلیکیشن را نصب کردید و در محدوده جغرافیایی تعریف شده قرار گرفتید با فشار دادن دکمه ورودی و خروج تردد خود را ثبت کنید. این فرایند به شکل خودکار انجام میشود و هر کارمند به طور مستقیم میتواند حضور خود را در سیستم ثبت کند.
کارکنان علاوه بر ثبت تردد میتوانند درخواستهای مرخصی یا مأموریت خود را در سیستم ثبت کنند.
مدیران نیز از طریق این اپلیکیشن درخواستهای کارکنان را مشاهده و تایید میکنند. همچنین یکی از نکات مهم در نصب این سیستم فعال بودن اینترنت و قابلیت لوکیشن است. برخی از این نرمافزارها قادر به برقراری ارتباط با انواع دستگاههای ساعت زنی؛ مانند دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و اثر انگشتی هستند و از طریق بلوتوث و وایفای نیز میتوانند تردد را ثبت کنند.
مقاله پیشنهادی: معرفی بهترین دستگاههای حضور و غیاب
امنیت دستگاههای حضور و غیاب با موبایل
امنیت سیستمهای حضور و غیاب مبتنی بر موبایل اهمیت زیادی دارد، بهویژه که این دستگاهها اطلاعات حساسی مانند زمانهای ورود و خروج را ثبت و ذخیره میکنند و محافظت از آنها برای حفظ حریم خصوصی و جلوگیری از سوءاستفاده ضروری است. یکی از مهمترین روشهای افزایش امنیت سیستم حضور و غیاب با موبایل میتوان موارد زیر را نام برد:
توضیحات امنیت | موضوع |
استفاده از رمزنگاری بهترین روش برای حفظ امنیت اطلاعات سیستمهای موبایلی است. دادههای ثبت شده در نرمافزار بهصورت رمزنگاری شده ذخیره میشوند و هنگام دسترسی غیرمجاز اطلاعات غیر قابل خواندن خواهند شد. این روش به جلوگیری از سرقت اطلاعات و حفاظت از حریم خصوصی پرسنل کمک میکند.
|
رمزنگاری دادهها |
سیستمهای حضور و غیاب مبتنی بر موبایل به دلیل استفاده از احراز هویت چندعاملی امنیت بالایی دارند. کاربران علاوه بر رمز عبور باید از روشهای دیگر مانند کدهای ارسال شده وارد سیستم شوند؛ بنابراین دسترسی غیرمجاز به حسابهای کاربری به حداقل میرسد.
|
احراز هویت چندعاملی |
مدیران با محدود کردن دسترسی به اطلاعات و سایر قابلیتها میتوانند امنیت سیستم را حفظ کنند. افراد با توجه به وظایف خود در سازمان میتوانند به بخشهای خاصی از اپلیکیشن دسترسی داشته باشند. برای مثال مدیران منابع انسانی میتوانند به اطلاعات حساس کارکنان دسترسی پیدا کنند.
|
دسترسی محدود |
با گزارشگیری و نظارت مستمر میتوانید فعالیتهای مشکوک را شناسایی کرده و از سوءاستفاده افراد غیرمجاز جلوگیری کنید. مدیران با ثبت و نظارت فعالیتهای کارکنان الگوهای غیرمعمول را شناسایی کرده و اقدامات لازم را انجام میدهند.
|
گزارشگیری و نظارت |
بهروزرسانی منظم نرمافزار حضور و غیاب از بروز آسیبهای امنیتی جلوگیری میکند. طی بهروزرسانیها اشکالات طرف میشوند و با بهبودهای عملکردی امنیت کلی سیستم افزایش مییابد.
|
بهروزرسانیهای منظم |
یکی دیگر از روشهای افزایش امنیت در سیستمهای موبایلی آموزش کارکنان جهت نحوه استفاده ایمن از اپلیکیشن است. کارکنان باید آموزش ببینند چگونه از اطلاعات خود محافظت کنند. استفاده از رمزهای عبور قوی و عدم اشتراکگذاری اطلاعات حساس.
|
آموزش کارکنان |
سخن پایانی
استفاده از سیستمهای حضور و غیاب با موبایل نه تنها کارایی سازمانها را افزایش میدهد، بلکه با بهکارگیری روشهای امنیتی مانند رمزنگاری، احراز هویت چندعاملی و دسترسی محدود، حفاظت از اطلاعات را تضمین میکند. با آموزش صحیح کارکنان و بهروزرسانی منظم نرمافزار، میتوان امنیت و بهرهوری این سیستمها را به سطح بالاتری رساند. این راهکار نوین گامی موثر در مدیریت هوشمند منابع انسانی و بهینهسازی فرآیندهای سازمانی است.