دستگاه حضور و غیاب امروزه به یکی از مهمترین و ضروری‌ترین سیستم‌های مدیریت کسب و کار تبدیل شده است و از این طریق می‌توان به کنترل تردد پرسنل پرداخت. این دستگاه انواع گوناگونی دارد و با توجه به شرایط و تعداد کارکنان می‌توان از آنها استفاده کرد. دستگاه‌های حضور و غیاب به ایجاد نظم در محیط کار کمک می‌کنند و علاوه بر آن مزایای متعددی دارند که توجه صاحبان مشاغل را به خود جلب کرده‌اند. برای آشنایی با مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه کار می‌کند؟
پیش از آن که با مزایای دستگاه حضورغیاب آشنا شوید بهتر است بدانید که دستگاه حضور و غیاب چیست و عملکرد آن چگونه است. صاحبان مشاغل در سازمان‌های دولتی، غیردولتی و کارخانجات برای ورود و خروج کارکنان ساعاتی را مشخص می‌کنند که در قدیم تردد به طور دستی و توسط افراد مسئول انجام می‌شد. امروزه ثبت ورود و خروج پرسنل با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب انجام می‌شود که باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان میگردد.
علاوه بر آن موارد دیگری مانند محاسبه غیبت در قانون کار، محاسبه کسر کار، تعجیل، تاخیر، اضافه کار، مأموریت‌ها، نمایش مرخصی و صدور فیش حقوقی توسط این دستگاه انجام می‌شود. با تجزیه و تحلیل تمام اطلاعات ورود و خروج میزان دستمزد و مزایای جانبی کارکنان مشخص می شود.
با نصب این دستگاه در محل کار از بی‌نظمی‌ها و تخلفات اداری جلوگیری خواهد شد و کارکنان به‌موقع در محل کار حضور پیدا خواهند کرد. این دستگاه انواع گوناگونی دارد که شامل دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، تشخیص چهره، تشخیص کف دست، کارتی و بیومتریک هستند و هر کدام مزایای مختص به خود را دارند.
مزایای دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب یکی از کاربردی‌ترین ابزارها در مدیریت پرسنل در شرکت‌ها است و مزایای زیادی دارد که مهمترین آنها عبارتند از:
· کنترل تردد پرسنل
از مهمترین مزایای کنترل تردد توسط دستگاه حضور و غیاب ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل است. در این صورت پرسنل از تلاش و تقلب برای عدم حضور در محل کار باز می‌مانند و در کمترین زمان نظم و یکپارچگی در مجموعه برقرار خواهد شد. با این دستگاه دیگر پرسنل بهانه‌ای برای تاخیر یا تعجیل نخواهند داشت و از هزینه‌های محتمل کاسته می‌شود. ثبت ورود و خروج کارکنان باعث ارزیابی عملکرد آنها می‌شود و می‌توانید کارمندان قابل اعتماد خود را شناسایی کنید.
· محاسبه آسان حقوق و دستمزد
یکی از مهمترین قابلیت‌های دستگاه حضور و غیاب محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل است که به‌واسطه نرم افزار حقوق و دستمزد انجام می‌شود. به این منظور اطلاعات ورود و خروج کارکنان از دستگاه به نرم‌افزار انتقال می‌یابد و پس از پردازش می‌تواند حقوق و دستمزد کارکنان را بر اساس غیبت، تاخیر یا تعجیل محاسبه کند. این دستگاه تا حدودی می‌تواند نیروهای انسانی را کاهش دهد و در نتیجه باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمانی می‌شود.
· کنترل اضافه کار و کسر کار
از دیگر مزایای دستگاه حضور و غیاب کنترل دقیق اضافه کار و کسر کار است. در صورتی که کارکنان دچار غیبت غیرموجه و تاخیر غیرموجه شده باشند تمامی آنها توسط دستگاه ثبت و نگهداری می‌شوند و هر کس به حق خود خواهد رسید.
· ایجاد آرشیو
زمان تردد پرسنل توسط دستگاه حضور و غیاب ثبت و به طور یک آرشیو کامل نگهداری می‌شود. در این صورت به راحتی و در هر زمان به اطلاعات در پایگاه داده مرکزی دسترسی خواهید داشت و از منابع انسانی و زمان تلف شده جلوگیری خواهد شد. این مزیت هم متوجه مدیران است و هم از ضایع شدن حقوق پرسنل جلوگیری می‌کند.
· حذف فرایند دستی و پیشگیری از خطای انسانی
با ظهور دستگاه‌های حضور و غیاب شیوه‌های دستی و کاغذی کنار می‌روند و خطاهای انسانی به حداقل می‌رسند. انجام محاسبات به طور دستی که از شیوه‌های سنتی است مشکلات زیادی به دنبال دارد و خطای انسانی را افزایش می‌دهد. با وجود این دستگاه چنین خطاهایی دیگر رخ نخواهند داد و مجموعه‌ها متحمل هزینه و خسارت نمی‌شوند.
· امکان گزارش‌گیری
از دیگر مزایای دستگاه حضور و غیاب گزارش‌گیری دقیق و جامع در کمترین زمان ممکن است. گاهی اوقات مدیران برای تصمیم‌گیری نیاز به حجم انبوه از اطلاعات دارند تا بتوانند به طور دقیق و منصفانه قوانین را در مجموعه کاری وضع کنند.
معایب دستگاه حضور و غیاب
علاوه بر مزایای دستگاه حضور و غیاب با توجه به انواع گوناگونی که دارند هر یک با معایب و مشکلاتی نیز مواجه هستند:
معایب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
این دستگاه با استفاده از حسگر به تشخیص اثر انگشت می‌پردازد و یکی از معایب آن آسیب دیدن حسگر است که با تعمیر بالایی همراه خواهد بود. افرادی که دارای اثر انگشت آسیب‌دیده هستند یا انگشت آنها کثیف است دستگاه در تشخیص اثر انگشت آنها با مشکل مواجه می‌شود. همچنین این دستگاه نسبت به نمونه‌های دیگر قیمت گران‌تری دارد.
معایب دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
این دستگاه نیز قیمت بالایی دارد و برخی از انواع آن از ظرفیت پایین جهت تشخیص چهره برخوردار هستند که ممکن است جوابگوی مجموعه نباشند و به تعداد دستگاه بالاتری نیاز داشته باشید. همچنین در برخی موارد در عملکرد الگوریتم دستگاه اختلال به وجود می‌آید و هنگام اسکن چهره فرد را با چهره دیگری اشتباه می‌گیرد و آن را ثبت می‌کند.
معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی
برخی از دستگاه‌های ساعت زنی کارتی به شکل تماسی طراحی شده‌اند و از طریق بارکد و قطعات مغناطیسی بر روی کارت‌ها به تشخیص پرسنل می‌پردازند. در صورتی که در قطعات این کارت‌ها نقص فنی به وجود آید عملکرد دستگاه متوقف می‌شود. همچنین در دستگاه‌های کارتی بدون تماس یک کارت در اختیار پرسنل قرار می‌گیرد که در صورت ضربه یا قرار گرفتن در معرض رطوبت دچار مشکل می‌شود و دستگاه نمی‌تواند آن را تشخیص دهد.
در پایان : مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب
با توجه به این که دستگاه حضور و غیاب انواع گوناگونی دارد هر کدام از مزایا و معایب مختص به خود برخوردار هستند. بالا بودن مزایای دستگاه حضور و غیاب باعث می‌شود مدیران و صاحبان کسب و کارها برای برقراری نظم و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها به استفاده از آن بپردازند. با خرید دستگاه‌های حضور و غیاب باکیفیت از مزایای زیادی برخوردار خواهید شد و معایب آن به حداقل می‌رسند.
