ثبت و تأیید مرخصی کارکنان یا هماهنگی مأموریت‌های کاری، تنها بخشی از فرایند مدیریت منابع انسانی است؛ مسئله اصلی زمانی شکل می‌گیرد که اطلاعات این درخواست‌ها باید با برنامه شیفت، میزان کارکرد، مانده مرخصی و محاسبات حقوق ماهانه هماهنگ شوند. استفاده از فرم‌های کاغذی، پیام‌رسان‌ها و فایل‌های اکسل جداگانه، معمولاً باعث پراکندگی اطلاعات و دشوار شدن پیگیری درخواست‌ها می‌شود. به همین دلیل، سازمان‌ها هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید به امکانات نرم‌افزاری آن نیز توجه کنند. مدیریت درخواست مرخصی و ماموریت با نرم افزار حضور و غیاب کمک می‌کند این اطلاعات در یک مسیر مشخص ثبت، بررسی و در نهایت وارد سوابق کارکرد کارکنان شوند.
یک سیستم مدیریت تردد زمانی می‌تواند به واحد منابع انسانی کمک کند که میان اطلاعات ثبت‌شده در دستگاه، درخواست‌های کارکنان و تصمیم مدیران ارتباط برقرار کند. صرف ثبت ساعت ورود و خروج برای تعیین وضعیت کاری افراد کافی نیست؛ زیرا ممکن است کارمندی در یک روز کاری به دلیل مرخصی، مأموریت یا مجوز خروج ساعتی در محل کار حضور نداشته باشد.
برای مثال، اگر کارمندی در روز سه‌شنبه مرخصی گرفته باشد، نبودن رکورد ورود و خروج نباید به‌صورت خودکار غیبت غیرموجه تلقی شود. نرم‌افزار باید بتواند وضعیت تأییدشده او را با تقویم کاری و گزارش تردد تطبیق دهد.
به همین ترتیب، ثبت مأموریت باید مشخص کند که فرد در بازه زمانی موردنظر برای انجام وظیفه سازمانی خارج از محل اصلی خدمت بوده است. در این شرایط، اطلاعات مأموریت جایگزین وضعیت عادی حضور در محل کار می‌شود و نباید به‌اشتباه از سهمیه مرخصی استحقاقی کارمند کسر شود.
در طراحی یک فرایند دقیق، باید میان دو مفهوم تفاوت قائل شد:
این دو مرحله نباید با یکدیگر اشتباه گرفته شوند. ثبت یک درخواست به معنی تأیید آن نیست و تا زمانی که مسئول مربوطه تصمیم نهایی را ثبت نکرده، نباید اثر قطعی آن در محاسبات کارکرد اعمال شود.
برای جلوگیری از رفت‌وبرگشت‌های اداری، فرم درخواست باید اطلاعات ضروری را به شکل مشخص دریافت کند. نوع درخواست تعیین می‌کند چه داده‌هایی لازم است.
| نوع درخواست | اطلاعات موردنیاز | نتیجه مورد انتظار |
|---|---|---|
| مرخصی روزانه | تاریخ شروع، پایان و نوع مرخصی | کسر از مانده مجاز پس از تأیید |
| مرخصی ساعتی | ساعت خروج، ساعت بازگشت و مدت درخواست | ثبت بازه غیبت مجاز |
| مرخصی بدون حقوق | بازه زمانی و توافق مربوطه | اعمال اثر در کارکرد و حقوق طبق ضوابط |
| مأموریت | مقصد، موضوع، تاریخ و مدت مأموریت | ثبت وضعیت مأموریت در کارکرد |
| تمدید مأموریت | تاریخ و ساعت جدید و علت تمدید | اصلاح بازه مأموریت پس از تأیید |
وجود این اطلاعات باعث می‌شود مدیر و کارشناس منابع انسانی برای تکمیل درخواست، مجبور به دریافت مکرر توضیحات از کارمند نباشند.
برای اینکه درخواست‌ها بدون سردرگمی بررسی شوند، بهتر است یک گردش‌کار مشخص برای تمام مراحل تعریف شود. این مسیر باید متناسب با ساختار سازمان باشد و مسئولیت هر مرحله را روشن کند.
در اولین مرحله، کارمند درخواست خود را از طریق پنل کاربری، اپلیکیشن یا فرم تعریف‌شده سازمان ثبت می‌کند. بسته به امکانات نسخه نرم‌افزار، این ثبت می‌تواند به‌صورت آنلاین یا توسط کارشناس منابع انسانی انجام شود.
در روش آنلاین، کارمند می‌تواند پیش از ارسال درخواست، اطلاعاتی مانند مانده مرخصی، روزهای کاری و درخواست‌های قبلی خود را بررسی کند. این قابلیت احتمال ثبت درخواست اشتباه یا بیشتر از میزان مرخصی قابل استفاده را کاهش می‌دهد.
بهتر است کارمند بتواند پس از ارسال، وضعیت درخواست خود را نیز مشاهده کند. وضعیت‌هایی مانند در انتظار بررسی، تأییدشده، ردشده یا لغوشده باید از یکدیگر قابل تشخیص باشند.
پس از ثبت درخواست، نرم‌افزار یا کارشناس مربوطه باید اطلاعات آن را با برنامه کاری فرد تطبیق دهد. این مرحله فقط بررسی مانده مرخصی نیست؛ بلکه شرایط عملیاتی سازمان نیز اهمیت دارد.
برای نمونه، اگر سه نفر از یک واحد در یک روز درخواست مرخصی داشته باشند، ممکن است ظرفیت تأمین نیروی آن واحد کاهش پیدا کند. مدیر باید پیش از تأیید، امکان جایگزینی نیرو یا تغییر زمان درخواست را بررسی کند.
موارد زیر می‌توانند در این مرحله کنترل شوند:
نکته مهم این است که هشدار نرم‌افزار لزوماً نباید به رد خودکار درخواست منجر شود. برای مثال، ممکن است مدیر با وجود تداخل زمانی، به دلیل شرایط خاص کاری با درخواست موافقت کند. تصمیم نهایی باید براساس اختیارات تعریف‌شده سازمان گرفته شود.
مدیر واحد معمولاً بهتر از سایر بخش‌ها از وضعیت پروژه‌ها، برنامه کاری و نیاز عملیاتی تیم اطلاع دارد. به همین دلیل، بررسی درخواست توسط مدیر مستقیم می‌تواند یکی از مراحل اصلی گردش‌کار باشد.
در نرم‌افزارهایی که امکان تعریف سطوح دسترسی و کارتابل تأیید دارند، درخواست مستقیماً برای مسئول مربوطه ارسال می‌شود. مدیر می‌تواند درخواست را تأیید کند، آن را رد کند یا برای اصلاح اطلاعات به کارمند بازگرداند.
ثبت علت رد یا توضیحات مدیر نیز اهمیت دارد. به این ترتیب، در صورت بروز اختلاف، مشخص خواهد بود که درخواست در چه تاریخی و با چه تصمیمی تعیین تکلیف شده است.
پس از تأیید مدیر، درخواست‌هایی که نیاز به کنترل اداری یا حقوقی دارند باید توسط واحد منابع انسانی بررسی شوند. برای مثال، مرخصی بدون حقوق ممکن است نیازمند توافق مکتوب باشد و مأموریت دارای هزینه نیز می‌تواند به تأیید مسئول مالی نیاز داشته باشد.
پس از تکمیل تأییدها، اطلاعات درخواست باید در پرونده پرسنلی و گزارش کارکرد اعمال شود. مانده مرخصی، وضعیت حضور فرد و گزارش ماهانه او نیز باید براساس همان اطلاعات به‌روزرسانی شوند.
یک درخواست نباید پس از تأیید یا رد شدن از سوابق سیستم حذف شود. تاریخ ثبت، نام درخواست‌دهنده، مسئول بررسی، زمان تصمیم‌گیری و تغییرات احتمالی باید قابل پیگیری باشند.
نگهداری این اطلاعات چند مزیت دارد:
اگرچه هر دو فرایند به غیبت موقت کارمند از محل اصلی کار مربوط می‌شوند، از نظر ماهیت اداری و اثر مالی یکسان نیستند. مرخصی معمولاً برای استفاده از زمان استراحت یا رسیدگی به امور شخصی ثبت می‌شود، اما مأموریت به معنای انجام وظیفه شغلی در خارج از محل اصلی خدمت است.
نرم‌افزار باید بتواند انواع مرخصی را از یکدیگر تفکیک کند؛ زیرا تمام درخواست‌ها اثر یکسانی بر مانده مرخصی یا حقوق ندارند.
مهم‌ترین گروه‌ها عبارت‌اند از:
تفکیک این موارد از بروز خطا در محاسبه مانده مرخصی و حقوق جلوگیری می‌کند. به‌خصوص زمانی که کارمند در طول یک ماه از چند نوع مرخصی استفاده می‌کند، ثبت جداگانه هر عنوان اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
در درخواست مأموریت باید اطلاعاتی بیشتر از تاریخ و ساعت خروج ثبت شود. مقصد، هدف مأموریت، واحد درخواست‌کننده، مسئول تأیید و مدت موردنیاز از اطلاعات اصلی این فرایند هستند.
برای مأموریت‌هایی که هزینه سازمانی دارند، بهتر است موارد دیگری نیز مشخص شوند:
در صورتی که مأموریت بیشتر از زمان پیش‌بینی‌شده طول بکشد، تمدید آن نیز باید در سیستم ثبت شود. اتکا به تاریخ اولیه بدون بررسی تغییرات می‌تواند باعث مغایرت میان گزارش کارکرد و هزینه‌های پرداختی شود.
نرم‌افزار حضور و غیاب باید امکان تعریف مقررات متناسب با قانون کار و شرایط قراردادهای سازمان را فراهم کند. این موضوع به‌ویژه در محاسبه مانده مرخصی و تشخیص مأموریت اهمیت دارد.
بر اساس ماده ۶۴ قانون کار، مرخصی استحقاقی سالانه کارگران با استفاده از مزد و با احتساب چهار روز جمعه، مجموعاً یک ماه است. سایر تعطیلات رسمی جزو ایام مرخصی محسوب نمی‌شوند و برای سابقه کاری کمتر از یک سال، میزان مرخصی به نسبت مدت کار محاسبه می‌شود.
ماده ۶۶ نیز ذخیره بیش از ۹ روز از مرخصی سالانه را مجاز نمی‌داند. بنابراین سیستم باید امکان کنترل مانده و سوابق استفاده از مرخصی را داشته باشد. همچنین براساس ماده ۶۹، تاریخ استفاده از مرخصی با توافق کارگر و کارفرما تعیین می‌شود.
در مورد مأموریت، ماده ۴۶ قانون کار اهمیت ویژه‌ای دارد. براساس این ماده، مأموریت زمانی مشمول تعریف قانونی می‌شود که کارگر برای انجام کار حداقل ۵۰ کیلومتر از محل کارگاه اصلی دور شود یا ناچار باشد حداقل یک شب در محل مأموریت توقف کند. فوق‌العاده مأموریت نباید کمتر از مزد ثابت یا مزد مبنای روزانه کارگر باشد و کارفرما نیز موظف است وسیله یا هزینه رفت‌وبرگشت را تأمین کند.
در این قسمت باید میان هزینه رفت‌وآمد روزانه از منزل تا محل کار و هزینه رفت‌وبرگشت مأموریت تفاوت قائل شد. مبنای قانونی این دو یکسان نیست. برای بررسی جداگانه مزایای رفت‌وآمد معمول کارکنان، مقاله محاسبه حق ایاب و ذهاب قانون کار سال 1405 اطلاعات تکمیلی را ارائه می‌کند.
در نتیجه، نرم‌افزار باید امکان تعریف تقویم کاری، نوع مرخصی، ضوابط ذخیره، شرایط مأموریت و مقررات محاسبه کارکرد را داشته باشد. البته مسئولیت تطبیق تنظیمات با آخرین مقررات و قراردادهای سازمان همچنان بر عهده کارفرما و واحد منابع انسانی است.
یکی از مهم‌ترین بخش‌های این فرایند، ارتباط میان درخواست‌های پرسنلی و داده‌های خام تردد است. دستگاه، زمان واقعی ثبت ورود و خروج را ذخیره می‌کند؛ اما به‌تنهایی نمی‌تواند تشخیص دهد که غیبت فرد مجاز بوده یا خیر.
برای مثال، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره می‌تواند هویت فرد را هنگام ثبت تردد بررسی کند، اما تشخیص نوع غیبت و ارتباط آن با مرخصی یا مأموریت بر عهده نرم‌افزار و اطلاعات تأییدشده است.
پس از تأیید درخواست، اطلاعات آن باید با گزارش تردد روزانه تطبیق داده شود. در این مرحله چند وضعیت ممکن است اتفاق بیفتد:
۱. کارمند مرخصی تمام‌روز دارد و نباید برای ساعت‌های مربوطه غیبت ثبت شود.
۲. کارمند مرخصی ساعتی دارد و باید زمان مجاز خروج او از ساعات کارکرد عادی تفکیک شود.
۳. کارمند در مأموریت است و نبودن ثبت ورود و خروج در دستگاه محل اصلی کار نباید به‌عنوان غیبت غیرمجاز محاسبه شود.
۴. کارمند با وجود تأیید مرخصی در محل کار حاضر شده است و باید وضعیت واقعی و نحوه اصلاح درخواست بررسی شود.
۵. درخواست در انتظار تأیید است و تا تعیین تکلیف نهایی نباید مانند یک مرخصی قطعی در محاسبات اعمال شود.
وجود این کنترل‌ها باعث می‌شود گزارش نهایی کارکرد براساس اطلاعات واقعی و وضعیت اداری تأییدشده تهیه شود.
نیاز تمام مجموعه‌ها یکسان نیست. تعداد کارکنان، شیوه فعالیت، محل استقرار نیروها و نوع قرارداد تعیین می‌کنند که گردش‌کار مرخصی و مأموریت چگونه طراحی شود.
در مجموعه‌هایی با شعب متعدد، بهتر است درخواست کارمند ابتدا برای مدیر همان شعبه ارسال شود. دسترسی مدیران نیز باید به اطلاعات کارکنان و واحدهای تحت مسئولیت خود محدود باشد.
اگر ساختار سازمان شامل فروشگاه‌ها یا نمایندگی‌های متعدد است، مقاله حضور و غیاب چند شعبه‌ای برای فروشگاه‌ها و نمایندگی‌ها جزئیات بیشتری درباره ساختار متمرکز و ارتباط اطلاعات شعب ارائه می‌دهد.
برای نیروهایی که در پروژه‌های عمرانی، صنعتی یا خدماتی فعالیت دارند، درخواست مأموریت و مرخصی باید با قرارداد، محل پروژه و مسئول مستقیم آن‌ها هماهنگ باشد. برای جلوگیری از ثبت اشتباه، بهتر است وضعیت همکاری هر فرد و مسئول تأیید درخواست او از ابتدا مشخص باشد.
موضوع ثبت تردد و کنترل کارکرد این گروه از نیروها در مقاله مدیریت حضور و غیاب پیمانکاران و نیروهای پروژه‌ای به‌صورت تخصصی بررسی شده است.
هنگام اضافه شدن نیروی جدید، اطلاعاتی مانند مدیر مستقیم، تقویم کاری و میزان مرخصی باید در پرونده او به‌درستی تعریف شود تا درخواست‌های بعدی از ابتدا در مسیر صحیح قرار بگیرند. برای آشنایی با مراحل ثبت اطلاعات اولیه کارکنان، مطلب ساده شدن فرآیند Onboarding کارکنان با سیستم حضور و غیاب قابل استفاده است.
هنگام انتخاب یا ارزیابی نرم‌افزار، بهتر است به‌جای تمرکز صرف بر تعداد گزارش‌ها، قابلیت‌های مرتبط با گردش‌کار درخواست‌ها بررسی شوند.
مهم‌ترین موارد عبارت‌اند از:
نکته مهم در بررسی محصولات این است که ثبت دستی مرخصی و مأموریت با گردش‌کار آنلاین تأیید درخواست یکسان نیست. بعضی نسخه‌ها صرفاً امکان ثبت اطلاعات و تهیه گزارش را دارند؛ در حالی که برخی راهکارها می‌توانند کارمند، مدیر و منابع انسانی را در یک مسیر پیوسته به هم متصل کنند. بنابراین باید امکانات واقعی نسخه انتخاب‌شده با نیاز سازمان تطبیق داده شود.
از طرف دیگر، زمان و هزینه صرف‌شده برای خرید تجهیزات و راه‌اندازی نرم‌افزار باید متناسب با میزان خطاهای فعلی و صرفه‌جویی موردانتظار بررسی شود. برای ارزیابی مالی تجهیزات و هزینه‌های اجرایی، مقاله بازگشت سرمایه خرید دستگاه حضور و غیاب می‌تواند دید دقیق‌تری درباره محاسبه ارزش سرمایه‌گذاری ارائه دهد.
مدیریت مرخصی و مأموریت زمانی نتیجه‌بخش خواهد بود که درخواست کارمند، تصمیم مدیر، اطلاعات ثبت‌شده در دستگاه و گزارش نهایی کارکرد با یکدیگر هماهنگ باشند. ثبت جداگانه اطلاعات در فایل‌ها و فرم‌های مختلف، احتمال فراموش شدن درخواست‌ها، محاسبه اشتباه مرخصی و ایجاد مغایرت در حقوق ماهانه را افزایش می‌دهد.
مدیریت درخواست مرخصی و ماموریت با نرم افزار حضور و غیاب این امکان را فراهم می‌کند که سوابق کارکنان با نظم بیشتری نگهداری شوند، وضعیت درخواست‌ها قابل پیگیری باشد و اطلاعات تأییدشده در محاسبه کارکرد مورد استفاده قرار گیرند.
البته انتخاب راهکار مناسب به سطح امکانات نرم‌افزار، تعداد کارکنان، نوع شیفت‌ها و ساختار سازمان بستگی دارد. فراتکنو با ارائه تجهیزات ثبت تردد و نرم‌افزارهای مرتبط با محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد، راهکارهایی برای افزایش دقت و نظم در مدیریت اطلاعات پرسنلی در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد.
