امروزه سازمانها، ادارات و محلهای کسب و کار برای تامین امنیت و کنترل تردد پرسنل از دستگاههای حضور و غیاب استفاده میکنند. این دستگاهها برای محاسبات غیبت، کسر کار، اضافه کار، حقوق و دستمزد و… فارغ از خطای انسانی به کار میروند. دستگاه حضور و غیاب انواع بسیار گوناگونی دارد که هر کدام به شیوههای مختلفی کار میکنند. برای آشنایی با نحوه ی کار دستگاه حضور و غیاب تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
آموزش کار با دستگاه حضور و غیاب فراتکنو
در کشور عزیزمان ایران که زمان و دقت حرف اول را میزنند، استفاده از فناوریهای نوین برای مدیریت منابع انسانی، به یکی از ویژگی های هر سازمان تبدیل شده است. همان طور که در بالا اشاره کردیم، یکی از مهمترین این ابزارها، دستگاه حضور غیاب است که نقش کلیدی در ثبت ورود و خروج پرسنل، محاسبه دقیق ساعات کاری، اضافهکاری، غیبتها و نظمبخشی به فرآیند حقوق و دستمزد ایفا میکند. این دستگاهها در انواع مختلفی مانند دستگاه کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره، عنبیه و کف دست طراحی شدهاند که هرکدام شیوه عملکرد خاص خود را دارند. اگر شما هم در مجموعه خود از این دستگاهها استفاده میکنید یا قصد راهاندازی آن را دارید، در این مقاله با آموزش نحوه کار با انواع دستگاههای حضور و غیاب همراه ما باشید تا با جزئیات عملکرد آنها و روش دریافت اطلاعات آشنا شوید.
نحوه کار دستگاه های حضور و غیاب کارتی
یکی از رایجترین انواع دستگاه حضور و غیاب مدل کارتی است که در بسیاری از سازمانها و صنایع استفاده میشود. نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب کارتی به صورتی است که پرسنل برای احراز هویت از کارت استفاده میکنند. این دستگاه دارای دو نوع کارت RFid و Mifare است که در اختیار هر فرد قرار میگیرند و یک کد اختصاصی پرسنلی برای هر کس در کارت تعریف میشود. با قرار گرفتن کارت جلوی دستگاه به طور سیستماتیک زمان ورود و خروج پرسنل در آن ثبت میشود.
کارت دارای قطعات مغناطیسی است و دستگاه نیز چیپ الکترومغناطیس دارد. به این صورت دستگاه کارت را شناسایی میکند. از مهمترین مزایای این دستگاه میتوان به آسان بودن رابط کاربری، جوابگو بودن تعداد پرسنل بالا سرعت بالا در احراز هویت و ثبت تردد و قیمت مناسب نسبت به دستگاههای دیگر اشاره کرد. البته ممکن است کارت توسط فرد گم شود و یا افرادی با جعل کارت تقلب کنند که از معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی شناخته میشوند.
نحوه کار دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی از دستگاههای بیومتریک است که توسط اعضای بدن به شناسایی فرد و ثبت تردد آن میپردازد. این دستگاه مجهز به سنسورهای شناسایی اثر انگشت است که امکان تقلب را برای افراد کاهش می دهد. و از امنیت بسیار بالایی برخوردار است. دستگاه دارای حسگر نوری است که توسط شیشه ضد خش پوشیده شده و زمانی که افراد اثر انگشت خود را بر روی آن قرار میدهند نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب انگشتی بر طبق الگوریتمهای خاص ریاضی است که جزئیترین خطوط و شیارهای انگشت را پردازش میکند و به احراز هویت پرسنل میپردازد. اثر انگشت آسیبدیده، چرب و آلوده توسط حسگر قابل شناسایی نیست.
این دستگاه برای صنایعی که افراد بیشتر با دست سر و کار دارند و ممکن است در گذر زمان اثر انگشت آنها مخدوش شود مناسب نیست و نمیتوان در هر جایی از آن استفاده کرد. عدم امکان جعل و به صفر رساندن تقلب و قیمت مناسب آن نسبت به تکنولوژی که دارد از مهمترین مزایای این دستگاه به شمار میروند.
نحوه تعریف اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب (راهنمای گامبهگام)
یکی از مهمترین قابلیتهای دستگاه حضور و غیاب، امکان تعریف اثر انگشت برای پرسنل است. این کار باعث میشود ورود و خروج افراد با دقت و امنیت بیشتری ثبت شود و احتمال تقلب یا استفاده از کارت دیگران به صفر برسد. برای تعریف اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب (بهویژه مدلهای برند فراتکنو) میتوانید مراحل زیر را دنبال کنید:
- ورود به منوی تنظیمات دستگاه
با استفاده از رمز عبور مدیر یا کارت ادمین وارد بخش تنظیمات شوید. - انتخاب بخش مدیریت کاربران (User Management)
در این قسمت امکان اضافه کردن، حذف یا ویرایش اطلاعات کاربران وجود دارد. - افزودن کاربر جدید
گزینهی “Add User” یا “افزودن پرسنل” را انتخاب کنید. - ثبت اثر انگشت
- انگشت پرسنل را روی سنسور دستگاه قرار دهید.
- دستگاه معمولاً نیاز دارد که انگشت ۳ بار از زوایای مختلف روی سنسور گذاشته شود تا الگو بهطور کامل ذخیره گردد.
- اگر اسکن موفق باشد، دستگاه پیغام تایید نمایش میدهد.
- تعریف مشخصات تکمیلی
برای هر پرسنل میتوانید کد کاربری، نام و حتی سطح دسترسی خاصی تعریف کنید. - ذخیره و تست نهایی
پس از ثبت اثر انگشت، از پرسنل بخواهید یک بار ورود یا خروج آزمایشی بزند تا مطمئن شوید اطلاعات به درستی ذخیره شده است.
نحوه کار دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
از بهترین و پیشرفتهترین فناوریهایی که در سیستمهای حضور و غیاب به کار رفته است دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره است که از دیگر سیستمهای بیومتریک شناخته میشود. در این دستگاه الگوریتمهای مختلفی تعریف شده که چهره فرد را در زوایای مختلف ثبت میکند و آن را با تصاویر موجود در دیتابیس مقایسه میکند. این دستگاه در دو نمونه تولید شده که نمونه معمولی آن تنها یک تصویر از شخص توسط دوربین معمولی گرفته میشود که علاوه بر آن، مجهز به یک دوربین مادون قرمز برای تشخیص عمق است.
نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، پس از ثبت چهره در دیتابیسبه این صورت است که افراد برای ثبت تردد مقابل دوربین تشخیص چهره میایستند و سیستم آن را با تصویر گرفته شده مطابقت میدهد و فرد را شناسایی میکند. دوربین تشخیص عمق به کار رفته در این دستگاه باعث شده افراد نتوانند به راحتی تقلب کنند و نمیتوان با قرار دادن عکس جلوی دستگاه ثبت تردد نمود. به این صورت دستگاه میتواند حتی میمیک صورت را شناسایی کند. عدم امکان تقلب، عدم نیاز به دخالت انسان، غیرتماسی بودن و مناسب بودن برای تمام موقعیتهای شغلی از مزایای دستگاه تشخیص چهره به شمار میروند.
نحوه کار دستگاه حضور و غیاب تشخیص کف دست
از دیگر دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک میتوان به دستگاه تشخیص الگو کف دست اشاره کرد. کف دست از دیگر اعضای مهم بدن است که خطوط آن در هر شخص منحصربهفرد هستند و برای شناسایی استفاده میشوند. دستگاه تشخیص الگو کف دست مجهز به حسگر مادون قرمز است که فرد با قرار دادن کف دست خود مقابل آن میتواند ثبت تردد کند. در واقع این حسگر خطوط و رگهای کف دست را شناسایی میکند و تردد آنها را ثبت مینماید. این دستگاه نیز مانند سیستم اثر انگشت برای صنایعی که با دست بیشتر سر و کار دارند مناسب نیست و خطوط کف دست نباید تغییر کنند.
پیشنهاد مطالعه: بهترین نرم افزار حضور و غیاب
نحوه کار دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه چشم
این دستگاه نیز از فناوری پیشرفته برخوردار بوده و از طریق عنبیه چشم به شناسایی افراد میپردازد. نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه چشم به صورتی است که ابتدا چشم توسط سیستم اسکن میشود و اطلاعات شخص ثبت خواهند شد. شخص جلوی دستگاه قرار میگیرد و عنبیه آن توسط دوربین اسکن برداری میشود و با تصویر اسکن ثبت شده در دیتابیس مقایسه خواهد شد. به این صورت هویت فرد تایید و ثبت تردد میشود. امنیت بالا، سرعت بالا در تردد، عدم امکان تقلب و آسان بودن رابط کاربری از مزایای دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه هستند. این دستگاه در بین سایر دستگاههای بیومتریک قیمت بیشتری دارد.
آموزش دستگاه حضور و غیاب فراتکنو به زبان ساده
دستگاههای حضور و غیاب فراتکنو به دلیل امکانات متنوع و رابط کاربری سادهای که دارند، در بسیاری از سازمانها و شرکتها استفاده میشوند. برای اینکه بتوانید به راحتی با این دستگاهها کار کنید، کافی است با بخشهای اصلی منو و تنظیمات آن آشنا شوید:
-
ورود به منوی اصلی
با استفاده از رمز مدیر (Admin Password) یا کارت مدیر وارد دستگاه شوید. -
مدیریت کاربران
در این بخش میتوانید پرسنل جدید تعریف کنید، اثر انگشت یا کارت برای آنها ثبت کنید و در صورت نیاز اطلاعات افراد را ویرایش یا حذف نمایید. -
مدیریت حضور و غیاب
دستگاه فراتکنو قابلیت ثبت دقیق ورود و خروج افراد را دارد. تمامی دادهها در حافظه دستگاه ذخیره میشوند و در صورت نیاز میتوانید آنها را به نرمافزار متصل به سیستم انتقال دهید. -
تنظیمات شبکه و USB
برای تخلیه اطلاعات دو روش وجود دارد:-
شبکه (TCP/IP): اتصال مستقیم به سیستم سازمان از طریق آدرس IP.
-
USB: انتقال دادهها با فلش مموری از طریق پورت دستگاه.
-
-
تنظیمات زمان و تاریخ
حتماً بعد از نصب، زمان و تاریخ دستگاه را دقیق تنظیم کنید تا اطلاعات ورود و خروج پرسنل بهدرستی ثبت شود. -
گزارشگیری
از طریق نرمافزار اختصاصی فراتکنو میتوانید گزارشهای متنوعی مانند تأخیر، اضافهکاری، مرخصی و غیبت کارکنان را مشاهده و مدیریت کنید.
💡 مزیت مهم: آموزش دستگاههای حضور و غیاب فراتکنو بسیار ساده است، چون منوی آنها به زبان فارسی یا انگلیسی قابل تنظیم بوده و دستورالعملهای همراه دستگاه به صورت تصویری توضیح داده شدهاند.
چرا آموزش صحیح دستگاه حضور و غیاب فراتکنو اهمیت دارد؟
دستگاههای حضور و غیاب فراتکنو به دلیل دقت بالا و امکانات متنوعی که دارند، میتوانند نقش مهمی در مدیریت منابع انسانی ایفا کنند. اما اگر کاربران نحوه کار با این دستگاهها را بهدرستی یاد نگیرند، احتمال بروز خطا در ثبت اطلاعات و حتی ایجاد اختلال در سیستم وجود دارد. به همین دلیل، آموزش صحیح استفاده از دستگاه اهمیت زیادی دارد:
-
جلوگیری از خطای انسانی
وقتی اپراتور بداند چگونه پرسنل را بهدرستی تعریف کند یا اثر انگشت را ثبت نماید، خطاهای مربوط به ورود و خروج اشتباه یا عدم شناسایی افراد به حداقل میرسد. -
صرفهجویی در زمان
آموزش کامل باعث میشود مدیران و کارمندان بدون سردرگمی بتوانند با دستگاه کار کنند و برای رفع مشکلات جزئی مجبور به تماس مکرر با پشتیبانی نشوند. -
استفاده بهینه از امکانات دستگاه
دستگاههای فراتکنو فقط برای ثبت ورود و خروج نیستند؛ آنها قابلیتهایی مثل گزارشگیری دقیق، اتصال به نرمافزار، تعریف سطوح دسترسی و تنظیمات شبکه دارند. آموزش صحیح کمک میکند همه این قابلیتها بهدرستی استفاده شوند. -
افزایش امنیت سازمان
تعریف دقیق اثر انگشت یا کارت برای پرسنل باعث جلوگیری از تقلب، ورود غیرمجاز یا استفاده از کارت دیگران میشود. -
کاهش هزینههای سازمان
وقتی همه چیز درست آموزش داده شود، نیازی به تعمیرات مکرر یا خرید دستگاه جایگزین نخواهد بود و هزینهها به شکل چشمگیری کاهش پیدا میکند.
💡 نتیجهگیری: آموزش دستگاه حضور و غیاب فراتکنو نهتنها به مدیران کمک میکند تا کنترل بهتری روی تردد کارکنان داشته باشند، بلکه باعث افزایش بهرهوری و نظم در کل سازمان میشود.
آموزش گامبهگام کار با منوی دستگاه حضور و غیاب
دستگاههای حضور و غیاب معمولاً دارای منوهای متنوعی هستند که هر کدام وظیفه خاصی دارند. یادگیری این منوها کمک میکند تا بتوانید پرسنل را بهدرستی مدیریت کنید و گزارشهای دقیقتری از ورود و خروج کارکنان داشته باشید. در ادامه با بخشهای اصلی منوی دستگاههای حضور و غیاب (بهویژه فراتکنو) آشنا میشوید:
-
منوی مدیریت کاربران (User Management)
-
افزودن پرسنل جدید
-
تعریف اثر انگشت، کارت یا رمز عبور
-
ویرایش یا حذف اطلاعات پرسنل
-
-
منوی گزارشگیری (Reports)
در این قسمت میتوانید گزارشهای متنوعی از جمله تأخیر، اضافهکاری، غیبتها و ساعات کاری پرسنل را مشاهده کنید. -
منوی تنظیمات سیستم (System Settings)
-
تغییر رمز عبور مدیر
-
تنظیم زبان منو (فارسی یا انگلیسی)
-
تغییر صدا و روشنایی صفحهنمایش
-
-
منوی تنظیمات زمان و تاریخ (Time & Date)
بسیار مهم است که زمان و تاریخ دستگاه دقیق باشد؛ چون تمام گزارشها بر اساس آن ثبت میشوند. -
منوی ارتباطات (Communication Settings)
-
تنظیم آدرس IP برای اتصال شبکه (TCP/IP)
-
فعالسازی USB برای انتقال دادهها
-
تنظیمات مربوط به نرمافزار حضور و غیاب
-
-
منوی امنیت (Security)
در برخی مدلها میتوانید سطح دسترسی کاربران را مشخص کنید تا هر کسی نتواند به تنظیمات اصلی دستگاه دسترسی پیدا کند.
💡 نکته کاربردی: در دستگاههای فراتکنو، منوها بهصورت ساده طراحی شدهاند و با چند کلیک میتوانید به بخش مورد نظر دسترسی پیدا کنید. برای افراد تازهکار هم دفترچه راهنما و آموزش تصویری در بستهبندی دستگاه قرار داده شده است.
رفع مشکلات رایج هنگام تعریف اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب
در هنگام تعریف اثر انگشت، ممکن است با چند مشکل رایج مواجه شوید که با رعایت چند نکته ساده قابل حل هستند:
-
عدم شناسایی اثر انگشت
-
مطمئن شوید انگشت تمیز و خشک باشد.
-
سنسور دستگاه را با پارچه نرم تمیز کنید.
-
-
ثبت ناقص اثر انگشت
-
انگشت را به آرامی و از زوایای مختلف روی سنسور قرار دهید.
-
مراحل ثبت را کامل و بدون وقفه انجام دهید.
-
-
خطا در ذخیرهسازی دادهها
-
حافظه دستگاه را بررسی و در صورت پر بودن، اطلاعات قدیمی را پاک کنید.
-
دستگاه را ریاستارت کنید و دوباره مراحل ثبت را انجام دهید.
-
💡 نکته: استفاده از دفترچه راهنما یا آموزش تصویری فراتکنو، میتواند بسیاری از این مشکلات را پیش از وقوع برطرف کند.
دریافت اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب
تمامی دستگاههای حضور و غیاب مجهز به حافظه هستند که به ذخیره و نگهداری اطلاعات ورود و خروج پرسنل میپردازند. برای تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب و سنجیدن عملکرد پرسنل باید از طریق شبکه یا فلش مموری اطلاعات دستگاه را به سیستم کامپیوتر انتقال داد. برای انتقال اطلاعات از طریق فلش مموری باید آن را به پورت usb دستگاه حضور و غیاب متصل کرد و از طریق منو و بخش مدیریت usb گزینه فراخوانی را انتخاب نمود. انتقال اطلاعات از طریق شبکه نیز توسط آی پی آدرس انتقال داده میشود. سپس از طریق نرمافزار حضور و غیاب میتوانید عملکرد پرسنل را بسنجید و محاسبات را انجام دهید.
سخن پایانی
دستگاههای حضور و غیاب از مهمترین ابزار در سازمانها و صنایع هستند که رابط کاربری بسیار آسانی دارند. در مقاله امروز نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب را بررسی کردیم و یک ویدئو درباره آموزش کار با دستگاه حضور و غیاب فراتکنو قرار دادیم. شما به کمک دستگاههای فراتکنو با دقت بالا و امنیت بالا میتوانید به ثبت تردد پرسنل مجموعه بپردازید. نحوه کار با دستگاههای حضور و غیاب فراتکنو بسیار ساده بوده و در صورت نیاز میتوانید از طریق دستورالعملهای موجود به نصب با استفاده از دستگاه بپردازید.