نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور‌ و غیاب

مقاله پیشنهادی:  آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور‌ و غیاب چگونه است؟

نحوه گزارش گیری از دستگاه حضور و غیاب از طریق فلش مموری و هارد (وای فای) و پورت شبکه به روش زیر انجام می‌شود که عبارتند از:

1- تخلیه اطلاعات دستگاه حضور‌ و غیاب از طریق فلش مموری و هارد

یکی دیگر از روش‌های متداول جهت تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب استفاده از فلش مموری و هارد اکسترنال است و از طریق پورت usb انجام می‌شود. این روش بسیار راحت بوده چرا که نیازی به استفاده از کابل بین دستگاه و کامپیوتر وجود ندارد. به این ترتیب از فلش مموری با فرمت FAT32 استفاده کنید و برای اطمینان از فرمت آن هنگام اتصال فلش به سیستم روی آن کلیک راست کنید و از طریق گزینه Properties فرمت فلش مشاهده کنید.

این روش زمانی مناسب است که دستگاه شما قادر به ذخیره اطلاعات روی حافظه جانبی را داشته باشد و مجهز به حافظه SD باشد. پس از اتصال فلش مموری به دستگاه و انتقال اطلاعات فلش به کامپیوتر وصل می شود و از طریق نرم افزار تخلیه اطلاعات انجام می شود.

2- تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از طریق شبکه (پورت LAN)

استفاده از شبکه یکی دیگر از روش‌های ایمن و رایج جهت تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب است. جهت خروجی گرفتن از دستگاه حضور غیاب با استفاده از کابل LAN باید سیستم را به کامپیوتر وصل کنید. امکان انتقال اطلاعات بدون سیم‌کشی نیز وجود دارد و برای این کار می‌توانید از IP Static استفاده کنید که به‌عنوان یکی از بهترین روش‌ها به شمار می‌رود. جهت تخلیه اطلاعات از این روش برای اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر از پورت Ethernet استفاده کنید و به این نکته توجه کنید که دستگاه حضورو غیاب به شبکه متصل باشد.

در ادامه وارد نرم‌افزار حضور و غیاب شوید و از طریق منوی ابزار گزینه ی ارتباط با دستگاه و تخلیه شبکه را انتخاب کنید و کلیک بر روی گزینه گزارش‌ها، لیست اطلاعات حضور و غیاب برای شما نمایش داده می‌شود.
اطلاعات هر یک از پرسنل را می‌توانید به‌صورت جداگانه روی سیستم ذخیره کنید. از مهم‌ترین مزایای استفاده از شبکه ایمنی بیشتر آن نسبت به سایر روش‌ها است و به هیچ عنوان داده‌ها از بین نمی‌روند. عیب‌یابی و پشتیبانی از دستگاه‌های حضور و غیاب، امکان جابه‌جایی دستگاه ساعت زنی و تخلیه اطلاعات چند دستگاه حضور و غیاب به طور همزمان از مهم‌ترین مزایای تخلیه اطلاعات از طریق شبکه هستند.

3- تخلیه اطلاعات از طریق اینترنت و Cloud

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب از طریق اینترنت و فضای ابری یکی از روش‌های مدرن و پیشرفته در مدیریت داده‌های دستگاه‌های حضور و غیاب است. در این روش، دستگاه از طریق اینترنت، که می‌تواند از طریق وای‌فای یا سیم‌کارت تأمین شود، به یک سرور ابری متصل می‌شود. ابتدا باید دستگاه را به اینترنت متصل کرد و سپس در تنظیمات آن، سرور مقصد برای ارسال داده‌ها مشخص شود. پس از انجام این تنظیمات، دستگاه به‌طور خودکار اطلاعات ورود و خروج را به سرور ابری ارسال می‌کند.

مدیران و کاربران مجاز می‌توانند از طریق یک پنل مدیریتی آنلاین که معمولاً تحت وب یا از طریق اپلیکیشن‌های موبایل در دسترس است، اطلاعات را مشاهده و تحلیل کنند. این روش مزایای متعددی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به دسترسی از هر نقطه‌ای به اطلاعات، عدم نیاز به تخلیه دستی داده‌ها و امکان استفاده در سازمان‌هایی با شعب مختلف اشاره کرد. همچنین، همگام‌سازی لحظه‌ای اطلاعات باعث افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی می‌شود. بااین‌حال، این روش نیازمند یک اتصال اینترنتی پایدار است و در صورت قطعی شبکه ممکن است داده‌ها به‌درستی ارسال نشوند. علاوه بر این، بسیاری از سرویس‌های ابری برای ذخیره‌سازی و پردازش داده‌ها نیاز به پرداخت اشتراک ماهانه یا سالانه دارند که ممکن است برای برخی سازمان‌ها هزینه‌بر باشد.

4- تخلیه اطلاعات از طریق Serial Port (RS232/RS485)

نکات تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب

هنگام تخلیه اطلاعات دستگاه حضور غیاب باید نکاتی را بدانید که در وهله اول بررسی نیازها است. کارفرمایان پس از بررسی نیازهای خود باید دستگاه ساعت زنی مناسب را تهیه کنند و از طریق یکی از روش‌های مذکور اقدام به تخلیه و ذخیره اطلاعات آن نمایند. تعداد پرسنل، ساعت ورود و خروج پرسنل، میزان بودجه، حجم اطلاعات دستگاه از مهم‌ترین نکاتی هستند که هنگام تخلیه اطلاعات باید در نظر بگیرید. همچنین درباره قسمت‌های مختلف مجموعه مانند واحد حسابداری یا مدیران ارشد باید اطلاعات کافی داشته باشید.

مقاله پیشنهادی: مقایسه دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره

عوامل موثر در تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب

علاوه بر اهمیت روش‌های تخلیه اطلاعات دستگاه حضور‌ و غیاب عوامل دیگری وجود دارند که در نحوه انتقال اطلاعات تاثیر می‌گذارند. مهم‌ترین عوامل موثر در انتقال و تخلیه اطلاعات حضور و غیاب عبارتند از:

نوع دستگاه

ذخیره داده های دریافتی از پورت سریال برای دستگاه‌های قدیمی است که تنها از روش‌های پورت سریال و کابل شبکه و پورت USB به تخلیه اطلاعات می‌پردازند. این در حالی است که در مدل‌های جدید دستگاه ساعت زنی با روش‌های آسان‌تر مانند پورت usb می‌توان اطلاعات را انتقال داد. دستگاه‌های جدید از سرعت و امنیت بسیار بالاتری برخوردار هستند و در صرفه‌جویی هزینه و زمان نقش موثری دارند.

محل نصب دستگاه

در برخی از مجموعه‌ها دستگاه ساعت زنی در شبکه قرار دارد و باید برای تخلیه اطلاعات از پورت LAN استفاده شود تا بتوان از امنیت آن اطمینان حاصل کرد. در برخی از مجموعه‌ها نیز بین دستگاه حضور و غیاب و کامپیوتر فاصله وجود دارد و از طریق روش‌های دیگر مانند پورت usb می‌توان به تخلیه اطلاعات پرداخت. در نتیجه محل نصب دستگاه از مهمترین عواملی است که در انتقال اطلاعات دستگاه ساعت زنی نقش دارد.

سخن پایانی

نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور‌ و غیاب از مهمترین عوامل برای سازمان‌ها و مجموعه‌ها است. برای انجام این کار روش‌های مختلفی وجود دارد که به بهترین و مهم‌ترین آنها در مقاله امروز اشاره کردیم؛ بنابراین با توجه به نوع دستگاه و شرایط موجود می‌توانید بهترین روش را برای تخلیه اطلاعات حضور و غیاب پرسنل انتخاب کنید. اگر می­خواهید راندمان کاری خود را افزایش دهید و به طور دقیق حقوق پرسنل خود را محاسبه کنید حتما از دستگاه ساعت زنی استفاده کنید. شرکت فراتکنو ارائه دهنده ی انواع دستگاه های حضور و غیاب است که همراه دستگاه های خود نرم افزرا های حقوق و دستمزد و محاسبه کارکرد را دارد که می توانید برای اطلاعات بیشتر با کارشناسان فراتکنو در تماس باشید.