بینظمی در ثبت ورود و خروج پرسنل از مشکلاتی است که در هر شرکت دولتی یا غیردولتی رخ میدهد و باعث اختلال در روند کار میشود. تمامی کارکنان مطابق با قانون کار باید بهموقع در محل کار حضور داشته باشند و تنها با هماهنگی مسئول مربوطه میتوانند غیبت کنند. صاحبان مشاغل و کسب و کارها با تهیه دستگاه حضور و غیاب میتوانند به محاسبه دقیق غیبت، تاخیر و حقوق و دستمزد کارکنان بپردازند و از این طریق نظم را در محل کار برقرار کنند. در ادامه همراه ما باشید تا با نحوه محاسبه غیبت در قانون کار، نحوه محاسبه غیبت موجه و غیر موجه و عواقب آن بیشتر آشنا شویم.
اهمیت پیروی از آییننامه حضور و غیاب
برقراری و رعایت نظم و انضباط در محیط کار به صاحبان مشاغل و کسب و کارها کمک میکند تا رشد کنند و از مهمترین عوامل موفقیت است. در صورتی که نظم و انضباط در محیط کار رعایت نشود نمیتوانید به موفقیت برسید و از اهداف خود باز میمانید. کنترل ورود و خروج پرسنل به محیط کار یکی از مهمترین عواملی است که باعث برقراری نظم در مجموعه میشود و به این منظور مطابق با قانون کار باید مقرراتی وضع کنید تا پرسنل نتوانند به راحتی غیبت کنند. از طریق نرم افزار دستگاه حضور و غیاب میتوانید ساعات ورود و خروج پرسنل خود را ثبت کنید و مطابق با آن، هر گونه غیبت غیرموجه را محاسبه نمایید.
در واقع نحوه محاسبه غیبت در قانون کار به وسیله دستگاه حضور و غیاب بسیار راحتر از گذشته است و در نهایت منابع انسانی با کمک این نرم افزارها و جریمه کردن پرسنل، آنها را مجبور خواهند کرد بهموقع در محل کار حضور پیدا کنند و نظم در محیط کار شما رعایت خواهد شد.
تعریف غیبت موجه و غیرموجه از نگاه قانون کار
طبق قانون کار کارکنان باید در ساعت و روز تعیین شده به جز روزهای تعطیل در محل کار حضور داشته باشند. در صورتی که از مرخصی قانونی استفاده شده باشد یا شخص با مسئول مربوطه هماهنگیهای لازم را انجام داده باشد و مجوز دریافت کرده باشد مشمول غیبت موجه شده است و جریمهای متوجه او نخواهد شد. علاوه بر آن طبق قانون کار در صورتی که مشمول یکی از شرایط زیر باشید و نتوانید در محل کار حضور پیدا کنید همچنان غیبت شما موجه خواهد بود:
- بیمار بودن فرد همراه با مرخصی استعلاجی از پزشک معتمد سازمان تامین اجتماعی
- تولد فرزند به مدت ۲ روز
- فوت بستگان درجه یک به مدت یک هفته
- فوت بستگان درجه ۲ به مدت ۴ روز
- احضار توسط مراجع قضایی جهت ادای شهادت و موارد مشابه
ناگفته نماند در صورت قرار گرفتن در هر یک از شرایط باید کارفرمای خود را مطلع کنید. در صورتی که کارکنان بدون قرار گرفتن در هر یک از شرایط ذکر شده و بدون هماهنگی با مسئول مربوطه و عدم درخواست مرخصی در محل کار حضور پیدا نکنند مطابق با ماده ۸ قانون رسیدگی به تخلفات اداری دچار تخلف شدهاید و مشمول جریمه غیبت غیرموجه میشوید. کارکنانی که با اختیار خود در محل کار حضور پیدا نمیکنند مشمول غیبت غیرموجه شدهاند و نمیتوانند حقوق و مزایای جانبی آن را دریافت کنند. حقوق و مزایا مطابق با تعداد روزهای غیبت غیرموجه از فرد کسر میگردد؛ زیرا فرد دچار بیانضباطی شده است. در صورتی که روزهای غیبت غیرموجه ادامه پیدا کند برخورد قاطع و حتی اخراج متوجه او خواهد شد. در ادامه جریمه غیبت غیر موجه در قانون کار را باهم بررسی خواهیم کرد.
پیشنهاد مطالعه: نرم افزار محاسبه اضافه کاری | راهکار مدیریت زمان پرسنل
تعجیل و تاخیر مجاز در قانون کار
هر یک از صاحبان کسب و کار زمانی را برای ورود و خروج پرسنل در نظر میگیرند و افراد در آن بازه زمانی باید در محل کار حاضر باشند. علاوه بر آن زمان کوتاهی مانند ۱۵ دقیقه برای ورود و خروج پرسنل در نظر گرفته میشود که به آن تعجیل و تاخیر مجاز گفته میشود و کسر کار به آن تعلق نمیگیرد. در صورتی که کارکنان در این بازه زمانی کوتاه نیز در محل کار حضور پیدا نکنند دچار تاخیر و غیبت کارکنان غیرمجاز شدهاند. قانون تاخیر در ورود کارمندان برای هر شرکتی، متفاوت است اما محاسبه آن طبق قانون کار انجام خواهد شد.
نحوه محاسبه غیبت در قانون کار
برای محاسبه غیبت کارگر در قانون کار باید مقدار زمان کار توسط کارکنان را در مقایسه با تعداد ساعتهای موجود برای کار مقیاس قرار دهید. برای محاسبه غیبت در طول هر دوره باید میانگین تعداد کارکنان را مطابق با ساعتهای کار محاسبه نمایید. طبق فرمول محاسبه کل کارکنان به نسبت کارکنانی که به طور غیرموجه غیبت نمودهاند به تعداد کل کارکنان سنجیده میشوند. فرمول محاسبه غیبت کارگر در قانون کار و بیمه تامین اجتماعی را میتوانید در دورهها و بازههای زمانی مختلف انجام دهید.
برای مثال برای محاسبه غیبت هفتگی کافی است تعداد کل روزهای کاری هفته یعنی ۵ روز را حساب کنید و تعداد روز کاری از دست رفته در این دوره زمانی را حساب نمایید. سپس با تقسیم تعداد کل روزها بر تعداد روز کاری از دست رفته نرخ غیبت هفتگی به دست خواهد آمد. به این ترتیب با استفاده از دستگاه حضور و غیاب میتوانید میزان غیبت کارکنان را در بازه زمانی مشخص به طور دقیق محاسبه کنید.
محاسبه جریمه غیبت و تاخیر پرسنل
در این بخش نحوه محاسبه کسری کار و غیبت پرسنل را توضیح خواهیم داد. یک مدیر موفق تاخیر در ورود و تعجیل در خروج مطابق با قانون کار را همیشه محاسبه میی کند.. فرمول محاسبه کسر کار به شکل زیر است:
کسر کار ماه × (۲×۲۲۰÷ حقوق پایه در حکم)
در صورت هر گونه تاخیر ورود و تعجیل خروج به طور غیرموجه متوجه تنبیهات زیر خواهید شد:
- مرتبه اول: دریافت نکردن دستمزد و مزایای جانبی قانونی به ازای مدت زمان تاخیر یا تعجیل همراه با اخطار شفاهی
- مرتبه دوم: دریافت نکردن دستمزد و مزایای جانبی قانونی به ازای مدت زمان تاخیر یا تعجیل همراه با اخطار کتبی با درج در پرونده
- مرتبه سوم: دریافت نکردن دستمزد و مزایای جانبی قانونی به ازای مدت زمان تاخیر یا تعجیل همراه با توبیخ کتبی با درج در پرونده
- مرتبه چهارم: پیشنهاد اخراج به مقام مدیریت مطابق با ماده ۲۷ قانون کار
نحوه محاسبه غیبت در انواع دستگاه حضور و غیاب نیز طبق قانون کار به تعداد روزهای غیبت شده بستگی دارد. برای این کار میتوانید بر اساس روزهای کاری یا ساعت کاری غیبت را محاسبه نموده و مطابق با آن حقوق و دستمزد را کسر کنید. طبق قانون کار به ازای روزها یا ساعات در صورت غیبت غیرموجه و تاخیر یا تعجیل غیرموجه از حقوق و دستمزد پرسنل کسب خواهد شد.
تفاوت غیبت با مرخصی بدون حقوق
تفاوت اصلی بین غیبت و مرخصی بدون حقوق در وضعیت قانونی، اطلاعرسانی قبلی و آثار آن در کارنامه شغلی و حقوقی کارمند یا کارگر است.
1- غیبت (بدون مجوز)
غیبت یعنی کارگر یا کارمند بدون اطلاع قبلی و بدون کسب اجازه از مدیر یا کارفرما، در محل کار حاضر نشود. این نوع عدم حضور غیرمجاز محسوب میشود و معمولاً از دید قانونی، تخلف تلقی میشود. طبق ماده 27 قانون کار، تکرار غیبت بدون دلیل موجه میتواند یکی از دلایل فسخ قرارداد کار از سوی کارفرما باشد. برخی شرکتها نیز بر اساس آییننامه داخلی، پس از سه روز غیبت متوالی یا پنج روز غیر متوالی در ماه، میتوانند اقدام به اخراج یا جریمه کارمند نمایند.
پیامدهای غیبت:
- کسر از حقوق و مزایا برای روزهای غیبت
- اخطار کتبی یا شفاهی
- ثبت سابقه منفی در پرونده پرسنلی
- امکان تعلیق یا فسخ قرارداد کاری
غیبت اگر بهصورت مکرر و بدون توضیح باشد، نشاندهنده بینظمی و بیتعهدی در کار تلقی میشود و میتواند بهشدت بر آینده شغلی فرد تأثیر منفی بگذارد.
2- مرخصی بدون حقوق (با مجوز)
مرخصی بدون حقوق نوعی مرخصی است که در آن، کارمند یا کارگر با ارائه درخواست رسمی، برای مدتی نمیتواند یا نمیخواهد در محل کار حاضر شود و حقوقی بابت آن ایام دریافت نمیکند. این مرخصی تنها در صورتی معتبر است که توسط مدیر یا کارفرما تأیید شود. در قانون کار ایران، مرخصی بدون حقوق تعریف شده و قابل استفاده است، بهویژه برای شرایط خاص مانند:
- ادامه تحصیل
- سفر طولانی یا مهاجرت موقت
- بیماری خاص یا مراقبت از بستگان بیمار
- زایمان یا نگهداری کودک (برای پدر یا مادر)
- مشکلات خانوادگی
معمولاً برای دریافت این نوع مرخصی مراحل زیر طی میشود:
- ارائه درخواست رسمی کتبی یا از طریق اتوماسیون
- بررسی درخواست توسط مدیر منابع انسانی یا مدیر مستقیم
- صدور مجوز و ثبت در پرونده پرسنلی
مزایا و پیامدهای مرخصی بدون جقوق:
- غیبت موجه و قانونی محسوب میشود
- در مدت مرخصی، حقوق پرداخت نمیشود اما سابقه کاری و بیمه ممکن است حفظ شود (بسته به قرارداد یا موافقت کارفرما)
- سابقه منفی ندارد و به عنوان تخلف ثبت نمیشود
- بازگشت به کار پس از پایان مرخصی، معمولاً بدون مانع انجام میشود
مرخصی بدون حقوق برای سازمانها راهکاری است تا به پرسنل در شرایط خاص انعطافپذیری بدهند، بدون آنکه به ساختار انضباطی مجموعه لطمه وارد شود.
تفاوت غیبت با مرخصی بدون حقوق در یک نگاه
| مورد مقایسه | غیبت (بدون مجوز) | مرخصی بدون حقوق (با مجوز) |
|---|---|---|
| تعریف | حضور نیافتن بدون اطلاع یا مجوز | حضور نیافتن با درخواست رسمی و تأیید مدیر |
| وضعیت قانونی | غیرقانونی، تخلف محسوب میشود | قانونی، با رعایت مراحل اداری |
| اثر بر سابقه کاری | ممکن است باعث اخطار یا اخراج شود | تأثیری بر سابقه ندارد |
| حقوق و مزایا | پرداخت نمیشود و ممکن است جریمه شود | پرداخت نمیشود ولی مزایا قطع نمیشوند |
| نیاز به تأیید | نیاز ندارد، چون غیرمجاز است | بله، نیاز به موافقت کارفرما دارد |
| پیامدها برای پرسنل | تضعیف اعتبار، امکان برخورد انضباطی | معمولاً بدون مشکل در صورت تایید |
انواع مرخصی در قانون اداره کار
قانون کار انواع مختلفی از مرخصی را برای کارگران در نظر گرفته است تا بتوانند در شرایط مختلف از حق استراحت و رسیدگی به امور شخصی خود برخوردار شوند. بعضی از آن ها به توافق بین طرفین (کارمند و کارفرما) بستگی دارد و برخی دیگر نیز قانون اداره کار میباشد و کارفرما موظف به رعایت است. در جدول زیر به به صورت جداگانه به هریک از این موارد پرداخته ایم:
| نوع مرخصی | مدت زمان | شرایط استفاده | توضیحات |
| استحقاقی | حداقل یک ماه در سال (برای مشاغل سخت و زیانآور ۵ هفته) | توافق کارگر و کارفرما | فرصتی برای استراحت و تجدید قوا |
| استعلاجی | متغیر (بسته به بیماری و نظر پزشک) | گواهی پزشک معتمد | برای بیماری یا حادثه |
| زایمان | 120 روز (90 روز بارداری + 14 روز زایمان) | برای زنان باردار | حمایت از مادران شاغل |
| بدون حقوق | متغیر (با توافق طرفین) | توافق کتبی کارگر و کارفرما | برای نیازهای شخصی کارگر |
| ازدواج | 3 روز | ارائه مدرک ازدواج | به مناسبت ازدواج |
| فوت بستگان | متغیر (مثلاً یک هفته برای فوت همسر یا فرزند) | ارائه گواهی فوت | برای سوگواری |
| حج | یک ماه | فقط یکبار در طول دوران کار | برای انجام فریضه حج |
| بین تعطیلی | یک روز | در صورتی که بین چند روز تعطیل، یک روز کاری وجود داشته باشد | برای استراحت بیشتر |
| ساعتی | 2 تا 6 ساعت (بسته به سازمان) | کسر از مرخصی استحقاقی | برای انجام کارهای شخصی |
سخن پایانی
برقراری نظم و انضباط در محیط کار، بهویژه از طریق کنترل دقیق ورود و خروج کارکنان، نقش بسیار مهمی در موفقیت سازمانها دارد. یکی از راههای مؤثر برای دستیابی به این هدف، آشنایی با نحوه محاسبه غیبت در قانون کار و اجرای دقیق آن است. که این کار با استفاده از نرم افزار ها و دستگاه های حضو رو غیاب فراتکنو کاملا بی خطا می باشد. قانون کار با تعیین مرز مشخص بین غیبت موجه و غیرموجه، به کارفرمایان این امکان را میدهد تا با استفاده از ابزارهایی مانند دستگاه حضور و غیاب، رفتار پرسنل را ارزیابی کرده و در صورت لزوم، جریمههای قانونی مانند کسر حقوق، اخطار یا حتی فسخ قرارداد را اعمال کنند. بهاینترتیب، نظارت بر تردد کارکنان و ثبت غیبتها مطابق با قانون، موجب کاهش تخلفات، افزایش بهرهوری و بهبود نظم در مجموعه خواهد شد.