چرا اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار از اهمیت بالایی برخوردار است؟ دستگاه حضور و غیاب نقش مهمی در ثبت تاریخ، ساعت و دقیقه ورود و خروج کارکنان یک مجموعه را دارد؛ اما داده‌های موجود در این سیستم خام است و برای تحلیلی دقیق و درست به نرم‌افزار نیاز پیدا می‌کند.
پس برای اینکه بتوانید تعهد و منظم بودن کارکنان خود را زیر نظر بگیرید، اطلاعات خام ثبت شده در دستگاه را به نرم‌افزار منتقل کنید. به عنوان مثال اگر در شرکت‌های تجاری با 40 الی 50 کارمند، هر روز اطلاعات ورود و خروج به صورت دستی وارد سیستم شود؛ احتمال خطا و تاخیر در محاسبه حقوق بالاست!
اما با اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار، تمام اطلاعات به صورت خودکار ثبت و تحلیل می‌شود. در این مقاله از فراتکنو به این سوال مهم، چگونه دستگاه حضور غیاب را به نرم افزار وصل کنیم؟، پاسخ خواهیم داد.
چرا اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار ضروری است؟
دستگاه حضور و غیاب به چند مدل مختلف تقسیم می‌شود؛ دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و دستگاه حضور و غیاب کارتی. اتصال این دستگاه به نرم‌افزار باعث تحلیل و انتقال دقیق داده‌ها به صورت خودکار و لحظه‌ای می‌شود. به این ترتیب از بروز خطا در محاسبه حقوق، اضافه‌کاری، مرخصی و یا تاخیر جلوگیری می‌کند.
فرض کنید مدیر یک شرکت تجاری با 30 نیروی شیفتی هستید. عدم اتصال دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار، باعث می‌شود محاسبه ساعت کاری هر فرد به صورت دستی انجام شود که این موضوع زمان‌بر است و از طرفی اختلافات بین کارمند و کارفرما را بالا می‌برد.
پس با اتصال مستقیم دستگاه به نرم‌افزار، گزارش‌ها به صورت روزانه و قابل استناد ثبت می‌شود! این مورد علاوه‌بر اینکه در پرداخت حقوق کارمندان موثر است در درج گزارش‌های بیمه نیز اهمیت به‌سزایی دارد.
مقاله پیشنهادی: معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب
انواع روش‌های اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار
روش اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار برای بسیاری از کارفرمایان شرکت‌های تجاری، اداری، مدیرات هتل و بانک‌ها مهم است. در ادامه به 4 روش رایج برای اتصال دستگاه ثبت تردد به نرم‌افزار می‌پردازیم:
1. اتصال از طریق شبکه (LAN)
یکی از روش‌های رایج برای اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار از طریق شبکه یا LAN است. سازمان‌هایی که امنیت و زیرساخت داخلی پایداری دارند، به راحتی می‌توانند از طریق کابل شبکه به سرور مرکزی وصل شوند و اطلاعات را در لحظه به نرم‌افزار منتقل کنند.
2. اتصال از طریق USB
نحوه اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار حضور و غیاب به چه صورت است؟ همانطور که گفتیم، روش‌های مختلفی برای اینکار وجود دارد که یکی از آنها اتصال از طریق USB است که احتمال خطای انسانی در آن وجود دارد و نسبت به روش اول زمان بیشتری می‌گیرد. این روش برای سازمان‌های کوچک با دسترسی محدود، جوابگو است.
3. اتصال اینترنتی Cloud یا IP Static
سومین روش اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار، اتصال اینترنتی Cloud یا IP Static است. به این ترتیب دستگاه ثبت تردد از طریق اینترنت و یا فضای ابری به نرم‌افزار متصل می‌شود تا تمام اطلاعات خام را برای تجزیه و تحلیل ارسال کند. این روش بیشتر برای سازمان‌های بزرگ و چند شعبه‌ای مناسب است.
4. ارتباط با Wi-Fi یا GPRS
در نهایت با روش ارتباط با Wi-Fi (بی‌سیم) یا GPRS (شبکه مخابراتی)، اطلاعات استخراج شده از دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار منتقل می‌شود. شرکت‌های تازه تاسیس که ممکن است بعد از مدتی جابه‌جا شوند، از این روش برای انتقال اطلاعات(تاریخ ورود و خروج کارکنان) استفاده می‌کنند.
مقاله پیشنهادی: تفاوت نرم‌افزار محاسبه کارکرد استاندارد فراتکنو با محاسبه کارکرد پرو
پیش‌نیازهای اتصال دستگاه به نرم‌افزار
برای نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب و اتصال آن به نرم‌افزار مدیریتی، پیش‌نیازهایی وجود دارد که اطلاع از آن می‌تواند به شما در این موضوع یاری برساند. بنابراین در جدول زیر، به پیش‌نیازهای اتصال دستگاه به نرم‌افزار حضور و غیاب اشاره خواهیم کرد:
| پیش نیاز اتصال دستگاه به نرم‌افزار | توضیحات |
| دسترسی به اینترنت | برای استفاده از ویژگی‌های مختلف نرم‌افزار، باید به اینترنت دسترسی داشته باشید. |
| فضای کافی و مناسب | دستگاه حضور و غیاب را در جایی نصب کنید که در معرض حرارت، سرما و یا آسیب‌های دیگر قرار نگیرد. |
| شناخت عملکرد نرم‌افزار | اگر با نرم‌افزار حضور و غیاب به صورت مستقیم سروکار دارید، لازم است با تمام ویژگی‌های فنی و غیر فنی نرم‌افزار آشنا باشید. |
| منبع برق پایدار و ثابت | یکی از مواردی که در اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار مدیریتی اهمیت دارد، منبع برق پایدار است. |
| استفاده از پشتیبانی فنی | شرکت‌ها یا مجموعه‌های بزرگ به یک تیم فنی جهت تعمیر و حل مشکلات نرم‌افزاری دستگاه احتیاج دارند. |
مقاله پیشنهادی: نقش نرم افزارهای حضور و غیاب در کاهش خطاهای محاسباتی
مراحل گام‌به‌گام اتصال دستگاه به نرم‌افزار
برای اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار، ابتدا نوع دستگاه و روش اتصال را مشخص کنید. سپس طبق آن، مراحل فنی و تنظیمات لازم را انجام دهید. بنابراین روند کلی اتصال دستگاه به نرم‌افزار مدیریتی شامل آماده‌سازی دستگاه، تنظیمات شبکه، نصب نرم‌افزار و تست نهایی می‌شود. اجرای دقیق این مراحل در ارتباط پایدار و بدون خطا مهم است. مراحل گام‌به‌گام اتصال دستگاه ثبت تردد به نرم‌افزار عبارتند از:
1. مشخص کردن نوع دستگاه و روش اتصال
ابتدا نوع دستگاه حضور و غیاب (اثر انگشتی، کارتی، تشخیص چهره) و روش اتصال (LAN، USB، Wi-Fi و غیره) را مشخص کنید؛ چراکه این اطلاعات در تعیین تنظیمات و نرم‌افزار مهم است و نقش به‌سزایی دارد.
2. تنظیمات ارتباطی روی دستگاه حضور و غیاب
بعد از انتخاب روش اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار؛ نوبت تنظیمات مربوط به آی پی، پورت، شبکه اینترنت یا GPRS روی خود دستگاه است. در این مرحله به هماهنگی IP با شبکه داخلی یا سرور توجه کنید.
3. نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار حضور و غیاب
نرم‌افزاری که به دستگاه حضور و غیاب متصل می‌شود را روی کامپیوتر یا سرور نصب کنید و تنظیمات اولیه آن را که شامل مشخص کردن مسیر دریافت اطلاعات، تعریف کاربران و ساعت سیستم می‌شود، انجام دهید.
4. اتصال و تست ارتباط بین دستگاه و نرم‌افزار
بعد از نصب و تنظیمات نرم‌افزار، اکنون باید از اتصال این دو تست بگیرید تا مطمئن شوید که نرم‌افزار اطلاعات را از دستگاه دریافت می‌کند. اگر با خطا مواجه شدید، لازم است آدرس دهی یا تنظیمات شبکه را مجدد بررسی کنید.
5. مشخص کردن کاربران و همگام‌سازی اطلاعات
بعد از اینکه از برقراری ارتباط خیالتان راحت شد، اکنون اطلاعات کاربران از نرم‌افزار به دستگاه یا بالعکس منتقل کنید تا همگام‌سازی انجام شود. با انجام این کار از خطای شناسایی کاربران جلوگیری می‌کنید!
6. ارزیابی عملکرد و تهیه گزارش از نرم‌افزار
در نهایت، تاریخ دقیق ورود و خروج‌ها را بررسی کنید و در صورت درست بودن اطلاعات، گزارش‌های لازم را از طریق نرم‌افزار استخراج نمایید. اگر این اطلاعات به درستی ثبت شوند، دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار با موفقیت متصل شده است.
مقاله پیشنهادی: معرفی بهترین اپلیکیشن‌های موبایلی حضور و غیاب و مزایای آنها
مشکلات رایج در اتصال و روش‌های رفع آن
مشکلات مختلفی در اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار وجود دارد. این مشکلات می‌تواند به دلیل تنظیمات اشتباه رخ دهد که در نهایت می‌تواند در انتقال اطلاعات مشکلاتی ایحاد کند. دلایل ساده‌ای مانند ناهماهنگی IP، خطاهای نرم‌افزاری، قیمت دستگاه حضور و غیاب یا اختلال در شبکه از جمله مواردی است که باعث ایجاد مشکل می‌شود.
شناخت این خطاها و روش‌های رفع آنها در جلوگیری از اتلاف زمان تاثیرگذار است. در ادامه به مشکلات رایج در اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار اشاره خواهیم کرد:
- پر شدن حافظه داخلی دستگاه حضور و غیاب
- نصب نبودن نرم‌افزار مخصوص دستگاه
- تنظیمات نادرست ساعت دستگاه با سرور
- ناهماهنگی آدرس IP دستگاه حضور و غیاب
- اختلال در شبکه داخلی LAN یاWi-Fi
- فعال نشدن سرویس انتقال داده‌ها در نرم‌افزار
- خطای دستی در وارد کردن تنظیمات پورت
- ناهماهنگی نسخه نرم‌افزار با سیستم عامل دستگاه
- عدم دسترسی مناسب در فایروال یا آنتی ویروس
- خرابی یا خوردگی کابل یا پورت شبکه
نکات امنیتی هنگام اتصال دستگاه حضور و غیاب
چگونه دستگاه حضور غیاب را به نرم افزار وصل کنیم که امنیت آن حفظ شود؟ پیش از این درباره روش‌های اتصال دستگاه ثبت تردد کارکنان به نرم‌افزار مدیریتی، توضیحاتی ارائه دادیم. اکنون می‌خواهیم به برخی از نکات مهم در هنگام اتصال دستگاه به نرم‌افزار مخصوص حضور و غیاب اشاره کنیم:
- از IP اختصاصی برای محدودسازی دسترسی به شبکه استفاده کنید.
- برای ورود به منوی تنظیمات دستگاه، رمز عبور قوی بگذارید.
- اطلاعات ارسالی بین دستگاه و نرم‌افزار را رمزنگاری کنید.
- مانع از اتصال دستگاه به شبکه‌های عمومی شوید.
- از اطلاعات کاربران و ورود و خروج آنها، گزارش تهیه نمایید.
- سطح دسترسی کاربران به نرم‌افزار را مشخص کنید.
- برای جلوگیری از خرابی نرم‌افزار، هرچند وقت یکبار به‌روزرسانی کنید.
- لاگ‌های سیستم را به صورت دوره‌ای مورد بررسی قرار دهید.
- پورت‌های غیرضروری دستگاه حضور و غیاب را غیرفعال کنید.
نتیجه‌گیری
چرا اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار اهمیت زیادی برای شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ دارد؟ مراکز تجاری، اداری، هتل‌ها، بانک‌ها و بیمارستان‌ها برای نظارت بر ورود و خروج کارکنان خود به اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار احتیاج دارند. زیرا اطلاعات موجود در دستگاه به صورت خام است و برای اینکه در آخر ماه حقوق کارمندان، بیمه و تحلیل داده‌ها به درستی انجام شود، باید تیم فنی این اطلاعات را به نرم‌افزار منتقل کند.
در این مقاله به روش اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار و نحوه انجام آن پرداختیم تا با این موضوع به خوبی آشنا شوید. چنانچه می‌خواهید از قیمت دستگاه و نحوه نصب آن اطلاعات دقیقی پیدا کنید، همین حالا با کارشناسان فراتکنو تماس بگیرید.
