خرید دستگاه حضور و غیاب از مهمترین تجهیزات برای کنترل ورود و خروج پرسنل و ثبت اطلاعات آنها برای هر سازمانی است که باعث ایجاد نظم و گرفتن تصمیمات مناسب برای سازمان میشود. زمان زیادی از استفاده این دستگاه توسط مجموعههای کاری و غیرکاری میگذرد و اکنون سازمانها به دنبال راهکاری هستند تا بتوانند از سیستمهای با کارایی و انعطافپذیری بیشتر برخوردار شوند. سیستم حضور و غیاب ابری دقیقاً همان ابزاری است که بر پایه ارتباطات اینترنتی باعث ساده شدن فرایند تردد میشود و این امکان را به مدیران میدهد تا به طور آنلاین حضور کارکنان را مدیریت کنند. سیستم حضور و غیاب ابری cloud system از سیستمهای داخلی مقرونبهصرفهتر است و در ادامه به بررسی سایر مزایا و کاربرد آن خواهیم پرداخت.
سیستم حضور و غیاب ابری چیست؟
سیستم حضور و غیاب ابری در حال حاضر از محبوبترین و پرفروشترین دستگاههای کنترل تردد شناخته میشود که به طور دقیق ورود و خروج پرسنل را کنترل میکند. این سیستم بهصورت آنلاین حضور و غیاب کارکنان را ثبت و دادهها را ذخیره میکند و مدیران میتوانند در هر زمان به دادههای مهم دسترسی پیدا کنند. با توجه به این که این سیستم بر اساس ارتباطات اینترنتی کار میکند برای سازمانهایی که دارای شعب مختلف هستند بسیار مناسب است و نیاز به سیستمهای متعدد ندارند.
نحوه حضور و غیاب در این سیستم بسیار متفاوت است و بر اساس اثر انگشت، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، کارت، رمز و… انجام میشود. کنترل دسترسی توسط این سیستم با اتصال به اینترنت انجام میشود و میتوان به طور مداوم به دادهها دسترسی پیدا کرد. با تهیه این سیستم دیگر نیازی به خرید کامپیوتر نیست و با فضای ابری ایجاد شده میتوان از آن بهعنوان سرور استفاده کرد. ثبت دقیق حضور و غیاب، گزارشگیری جامع، مدیریت مرخصیها، محاسبه حقوق و دستمزد، ادغام با سایر سیستمها، مدیریت دورکاری و دسترسی در هر مکان و زمان از قابلیتهای سامانه فضای ابری هستند.
مطالعه بیشتر: نقش دستگاههای حضور و غیاب در مدیریت ساعات کاری کارمندان دورکار
سیستم حضور و غیاب ابری برای چه گروههایی مناسب است؟
سیستم کنترل تردد ابری کاربردهای بسیار گستردهای دارد و برای گروههای زیر مناسب است:
- سازمانهای کوچک و متوسط که منابع مالی و انسانی محدود دارند با بهکارگیری سیستمهای ابری و بدون تهیه دستگاههای سختافزاری گرانقیمت میتوانند از امکانات این دستگاه استفاده کنند.
- سیستم حضور و غیاب ابری که در بستر اینترنت قرار میگیرد برای شرکتهایی مناسب است که نیروی دورکار دارند. این سیستمها حضور کارکنان در هر مکانی را ثبت میکنند و کارفرمایان میتوانند از زمان حضور آنها مطلع شوند.
- سامانه فضای ابری برای مدیریت یکپارچه و هماهنگ حضور و غیاب در سازمانهای بزرگی که شعبات متعدد و پراکنده دارند بسیار موثر است.
- گزارشگیری و تحلیل دادهها از قابلیتهای مهم سیستم حضور و غیاب ابری است و سازمانهایی که به گزارشگیری دقیق نیاز دارند میتوانند از آن استفاده کنند.
- مراکز آموزشی، بیمارستانها و مراکز درمانی، فروشگاهها، صنایع و کارخانجات، مجموعههای فرهنگی و ورزشی و مجتمعهای تجاری و اداری از دیگر گروههایی هستند که با استفاده از سیستم ابری میتوانند حضور و غیاب پرسنل خود را کنترل کنند.
مزایای سیستمهای حضور و غیاب ابری
سیستمهای حضور و غیاب ابری با استفاده از فناوری ابری به ساده شدن فرایند تردد و افزایش بهرهوری سازمان کمک میکنند. این نرمافزارها دارای امکانات متنوع هستند و مزایای زیر را به دنبال دارند:
1. کاهش هزینهها
با تهیه نرمافزار ابری دیگر نیازی به خرید سرور و تجهیزات سختافزاری نیست، این عامل تاثیر زیادی در کاهش هزینههای سازمان دارد. بسیاری از عملیات مرتبط با حضور و غیاب و محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل توسط این دستگاه به طور خودکار انجام میشود و نگهداری و پشتیبانی از آن بسیار پایین است. با استفاده از نرمافزارهای ابری نیروی انسانی کاهش پیدا میکند و در استفاده منابع صرفهجویی خواهد شد.
2. انعطافپذیری بالا
از مزیتهای مهم سیستم کنترل تردد cloud system انعطافپذیری بالا است که بسیاری از دستگاههای سختافزاری چنین ویژگی ندارند. این ویژگی باعث میشود بتوان با توجه به تعداد پرسنل ظرفیت نرمافزار را کاهش یا افزایش داد. علاوه بر آن بدون آن که به تغییرات گسترده در سیستمهای دیگر نیاز باشد میتوان با سرعت بالا تغییرات موردنظر را در سامانه اعمال کرد.
3. دقت و سرعت بالا
در این سیستم اطلاعات حضور و غیاب با دقت و سرعت بالایی ثبت میشوند. اطلاعات به طور خودکار و بدون بروز خطای انسانی به ثبت میرسند و در کمترین زمان میتوان به تولید انواع گزارشها پرداخت. این وضعیت باعث میشود مدیران در هر زمان و مکان به دادههای مهم دسترسی داشته باشند.
4. بهبود تصمیمگیری
با ایجاد گزارشهای دقیق و سریع از تحلیل دادهها میتوان تصمیمات بهتری برای سازمان گرفت و بهرهوری را افزایش داد. این گزارشها به شناسایی روندها و الگوهای رفتاری پرسنل کمک میکنند و حتی میتوانید افراد منظم و قابل اعتماد را از افراد غیر منضبط شناسایی کنید.
5. امنیت بالا
استفاده از پروتکلهای امنیتی پیشرفته و روشهای رمزنگاری قوی باعث محافظت از دادههای حساس در سیستمهای ابری میشوند. کاربران تنها مرتبط با مسئولیتی که دارند میتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند و از دسترسی غیرمجاز و سرقت دادهها جلوگیری خواهد شد. سیستمهای ابری مداوم در حالت بهروزرسانی هستند و با تهدیدات امنیتی مقابله میکنند.
6. افزایش رضایت پرسنل
سیستم کنترل تردد ابری رابط کاربری سادهای دارد و کار با آن بسیار آسان است. پرسنل با دسترسی به اطلاعات شخصی مانند مرخصیها و اضافه کاریها از شفافیت فرایند حضور و غیاب اطمینان حاصل خواهند کرد و اعتماد مدیران را به دست میآورند.
7. یکپارچگی با سایر سیستمها
امکان یکپارچهسازی و ادغام سیستم حضور و غیاب ابری با سایر سیستمها مانند سیستم منابع انسانی و حقوق و دستمزد وجود دارد، به این شکل از انجام فرایندهای دستی و زمانبر جلوگیری میشود. این ویژگی باعث کاهش خطاهای انسانی و دقت بالاتر در ثبت اطلاعات میشود.
سخن پایانی
سیستم حضور و غیاب ابری از بهترین ابزار برای دسترسی ایمن به اطلاعات تردد در هر زمان و مکان است. تمامی سازمانها و مشاغل با نصب نرمافزار بر روی دستگاههای هوشمند میتوانند از امکانات و مزایای آن بهرهمند شوند و به کنترل تردد پرسنل خود بپردازند. بهینهسازی فرایندهای تردد، کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و رضایت کارکنان از مزایای نصب سیستمهای حضور و غیاب ابری هستند و به اتخاذ تصمیمات استراتژیک کمک میکنند.