استخدام نیروی انسانی تنها به پیدا کردن یک فرد مناسب برای یک موقعیت شغلی محدود نمیشود. بسیاری از سازمانها تصور میکنند پس از انتخاب فرد موردنظر، فرآیند جذب به پایان رسیده است؛ در حالی که مرحله اصلی از همان زمان آغاز میشود. اگر مراحل استخدام بهدرستی برنامهریزی نشود، ممکن است شرکت با مشکلاتی مانند افزایش نرخ ترک کار، نارضایتی کارکنان، اختلافات حقوقی و کاهش بهرهوری مواجه شود.
به همین دلیل، داشتن یک چکلیست دقیق برای استخدام و ورود نیروهای جدید به سازمان اهمیت زیادی دارد. این چکلیست به مدیران منابع انسانی کمک میکند تمامی مراحل را بهصورت منظم و بدون فراموشی انجام دهند. از نیازسنجی اولیه گرفته تا آموزش کارکنان و مدیریت تردد، هر بخش باید طبق یک فرآیند مشخص اجرا شود. در این مقاله، مراحل مهم استخدام و استقرار نیروی جدید را بهصورت گامبهگام بررسی میکنیم.
پیش از هر اقدامی باید مشخص شود که چرا سازمان به نیروی جدید نیاز دارد. گاهی افزایش حجم کار باعث ایجاد این نیاز میشود و در برخی موارد جایگزینی کارکنان قبلی دلیل اصلی است.
در این مرحله باید به سوالات زیر پاسخ داده شود:
پاسخ به این سوالات باعث میشود مسیر جذب نیرو هدفمندتر شود و از استخدامهای اشتباه جلوگیری گردد.
شرح شغل یکی از مهمترین اسناد در فرآیند جذب نیرو محسوب میشود. این سند باید تصویری شفاف از جایگاه شغلی ارائه دهد تا متقاضیان بدانند دقیقاً چه انتظاراتی از آنها وجود دارد.
یک شرح شغل استاندارد معمولاً شامل موارد زیر است:
هرچه شرح شغل دقیقتر باشد، احتمال جذب افراد نامناسب کمتر خواهد شد.
پس از مشخص شدن موقعیت شغلی، نوبت به نگارش آگهی استخدام میرسد. بسیاری از شرکتها به دلیل ارائه توضیحات ناقص یا مبهم، تعداد زیادی رزومه غیرمرتبط دریافت میکنند.
یک آگهی مؤثر باید ویژگیهای زیر را داشته باشد:
استفاده از لحن حرفهای و صادقانه باعث جلب اعتماد متقاضیان میشود.
پیشنهاد مطالعه: آموزش کامل محاسبه حقوق ساعتی 1405 برای کارگران و کارمندان
پس از انتشار آگهی، رزومههای مختلفی دریافت خواهد شد. در این مرحله لازم است رزومهها براساس معیارهای مشخص دستهبندی شوند.
بهتر است موارد زیر بررسی شوند:
این غربالگری اولیه باعث صرفهجویی در زمان مصاحبهها خواهد شد.
هدف مصاحبه اولیه بررسی تناسب کلی متقاضی با نیازهای سازمان است. در این مرحله معمولاً سوالاتی درباره سوابق کاری، اهداف شغلی، تواناییهای فردی و انتظارات مالی مطرح میشود.
مصاحبهکنندگان باید علاوه بر مهارتهای فنی، ویژگیهای رفتاری فرد را نیز ارزیابی کنند. روحیه همکاری، مسئولیتپذیری، توانایی حل مسئله و مهارت ارتباطی از جمله مواردی هستند که در موفقیت شغلی نقش مهمی دارند.
پس از عبور از مرحله اول، افراد منتخب وارد مصاحبه تخصصی میشوند. این مرحله معمولاً توسط مدیر واحد مربوطه انجام میشود.
در مصاحبه تخصصی میتوان موارد زیر را سنجید:
در برخی مشاغل نیز انجام آزمون عملی میتواند تصویر دقیقتری از تواناییهای متقاضی ارائه دهد.
قبل از صدور پیشنهاد همکاری، مدارک و اطلاعات ارائهشده باید بررسی شوند.
مدارک متداول شامل:
اعتبارسنجی اطلاعات ارائهشده میتواند از بروز مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری کند.
پس از انتخاب فرد مناسب، پیشنهاد همکاری به او ارائه میشود. در این مرحله باید تمامی شرایط استخدام بهصورت شفاف مطرح شود.
موارد مهم عبارتاند از:
شفافیت در این مرحله موجب کاهش سوءتفاهمهای احتمالی خواهد شد.
یکی از مهمترین بخشهای استخدام، تنظیم قرارداد است. قرارداد باید مطابق قوانین کار تدوین شود و تمامی حقوق و تعهدات طرفین را مشخص کند.
در قرارداد معمولاً اطلاعات زیر درج میشود:
در این بخش لازم است موضوع قرارداد استخدام بهصورت کاملاً شفاف و قانونی تنظیم شود تا از بروز اختلافات آینده جلوگیری گردد.
پیشنهاد مطالعه: فرسودگی شغلی چه تاثیری بر عملکرد پرسنل دارد؟
پس از امضای قرارداد، تشکیل پرونده پرسنلی انجام میشود.
پرونده کارکنان معمولاً شامل:
نگهداری منظم این اطلاعات برای مدیریت منابع انسانی اهمیت زیادی دارد.
روزهای ابتدایی همکاری نقش مهمی در تجربه کارکنان دارند. آشنایی مناسب با محیط کار باعث افزایش انگیزه و کاهش استرس خواهد شد.
در این مرحله بهتر است موارد زیر معرفی شوند:
برنامه ورود سازمانی یا Onboarding میتواند تاثیر قابل توجهی بر موفقیت نیروی جدید داشته باشد.
هر سازمان دارای نرمافزارها و رویههای مخصوص خود است. بنابراین کارکنان جدید باید پیش از شروع فعالیت اصلی، آموزشهای لازم را دریافت کنند.
این آموزشها میتواند شامل موارد زیر باشد:
سرمایهگذاری در آموزش اولیه معمولاً باعث کاهش خطاها و افزایش سرعت یادگیری میشود.
یکی از اقداماتی که پس از ورود نیروی جدید باید انجام شود، تعریف اطلاعات وی در سامانه کنترل تردد است.
در این بخش خرید دستگاه حضور و غیاب به مدیران کمک میکند اطلاعات مربوط به ساعات کاری را با دقت بیشتری مدیریت کنند.
در زمان راهاندازی سیستم باید موارد زیر انجام شود:
پس از تعریف اطلاعات کارمند، لازم است نحوه استفاده از سیستم به او آموزش داده شود.
کارمند باید با موارد زیر آشنا شود:
آموزش صحیح در این بخش از بروز اشتباهات و مغایرتهای بعدی جلوگیری میکند.
یکی از موضوعات مهم در مدیریت نیروی انسانی، رسیدگی به درخواستهای مرخصی است.
سازمانها باید فرآیند مشخصی برای ثبت و تأیید مرخصی داشته باشند تا عدالت و شفافیت حفظ شود.
در این بخش باید شرایط استفاده از مرخصی استعلاجی نیز برای کارکنان توضیح داده شود تا افراد با حقوق و تعهدات خود آشنا باشند.
مدیریت ساعات حضور کارکنان نقش مستقیمی در بهرهوری سازمان دارد.
مدیران باید بتوانند اطلاعات زیر را بررسی کنند:
دسترسی به این اطلاعات امکان تصمیمگیری بهتر را فراهم میکند.
در پایان هر ماه، اطلاعات ثبتشده مبنای محاسبات حقوق و مزایا قرار میگیرد.
در این مرحله موضوع نحوه محاسبه غیبت و کسری کار اهمیت زیادی پیدا میکند؛ زیرا هرگونه اشتباه در محاسبات میتواند موجب نارضایتی کارکنان شود.
استفاده از سامانههای مکانیزه احتمال خطا را به حداقل میرساند.
در بسیاری از سازمانها ممکن است کارکنان بیش از ساعت موظفی فعالیت کنند یا در برخی روزها کمتر از زمان تعیینشده حضور داشته باشند.
برای جلوگیری از اختلافات، لازم است قوانین مشخصی برای ثبت و محاسبه این موارد وجود داشته باشد. در این بخش آشنایی با تفاوت اضافه کار، کسری کار به مدیران و کارکنان کمک میکند درک دقیقتری از وضعیت کارکرد خود داشته باشند.
مدیران واحدها برای کنترل عملکرد تیم خود نیازمند دسترسی به گزارشهای مختلف هستند.
دسترسیهای رایج شامل:
در طراحی این دسترسیها میتوان از اصول مرتبط با ویژگی مدیران موفق برای افزایش اثربخشی فرآیندهای مدیریتی بهره گرفت.
امروزه بسیاری از سازمانها به دنبال راهکارهایی هستند که فرآیندهای اداری را سریعتر و دقیقتر کنند.
به همین دلیل استفاده از سامانههایی که امکان ثبت تردد در یک چشم به هم زدن را فراهم میکنند، به یک مزیت رقابتی تبدیل شده است. این فناوریها علاوه بر افزایش سرعت، خطاهای انسانی را نیز کاهش میدهند.
پس از استخدام، ارزیابی مستمر عملکرد نیروی جدید اهمیت زیادی دارد.
شاخصهای قابل بررسی عبارتاند از:
این ارزیابیها کمک میکنند نقاط قوت و ضعف فرد شناسایی شود.
استخدام موفق تنها به انتخاب یک رزومه مناسب محدود نمیشود. سازمانها باید از مرحله نیازسنجی تا مدیریت تردد و ارزیابی عملکرد، فرآیندی منظم و استاندارد داشته باشند. هرچه این مسیر دقیقتر طراحی شود، احتمال جذب نیروهای توانمند و حفظ آنها بیشتر خواهد شد.
وجود یک چکلیست جامع باعث میشود تمامی مراحل جذب، استقرار و مدیریت کارکنان بدون نقص انجام شود. نتیجه چنین رویکردی افزایش بهرهوری، کاهش خطاهای اداری، رضایت بیشتر کارکنان و بهبود عملکرد کلی سازمان خواهد بود.
