زمانی که برای خرید دستگاه حضور و غیاب برنامهریزی میکنید، بهتر است تنها به هزینه اولیه نگاه نکنید. هزینههای اضافهکاری اشتباه، تأخیر در ثبت ورود و خروج، خطاهای محاسبات حقوق و دستمزد، استفاده از نیروی انسانی برای کنترل دستی و حتی تقلب در ثبت تردد، همگی در محاسبه بازگشت سرمایه نقش دارند. هرچه این هزینهها بیشتر باشد، نرخ بازگشت سرمایه نیز سریعتر خواهد بود.
بازگشت سرمایه یا ROI (Return On Investment) شاخصی مالی است که نشان میدهد هزینه پرداختشده برای یک سرمایهگذاری تا چه اندازه سود یا صرفهجویی ایجاد کرده است.
در حوزه سیستمهای حضور و غیاب، ROI نشان میدهد خرید دستگاه تا چه میزان باعث کاهش هزینههای عملیاتی، افزایش بهرهوری و جلوگیری از هدررفت منابع مالی شده است.
فرمول کلی محاسبه به شکل زیر است:
| عامل | فرمول |
|---|---|
| بازگشت سرمایه (ROI) | (سود یا صرفهجویی حاصل از سرمایهگذاری – هزینه سرمایهگذاری) ÷ هزینه سرمایهگذاری × 100 |
هرچه عدد بهدستآمده بیشتر باشد، سرمایهگذاری سودآورتر خواهد بود.
برای رسیدن به عدد واقعی ROI باید تمام هزینههای مستقیم و غیرمستقیم بررسی شوند.
مهمترین هزینهها عبارتاند از:
در مقابل، صرفهجوییهای ایجادشده شامل موارد زیر هستند:
برای محاسبه دقیق، ابتدا باید میزان صرفهجویی سالانه مشخص شود.
فرض کنید یک شرکت دارای ۸۰ کارمند است.
جدول زیر نمونهای از هزینههای قبل و بعد از استفاده از سیستم حضور و غیاب را نشان میدهد.
| مورد | قبل از نصب | بعد از نصب | میزان صرفهجویی سالانه |
| خطای حقوق و دستمزد | ۹۰ میلیون تومان | ۲۰ میلیون تومان | ۷۰ میلیون تومان |
| اضافهکاری غیرواقعی | ۶۰ میلیون تومان | ۱۵ میلیون تومان | ۴۵ میلیون تومان |
| ثبت دستی اطلاعات | ۳۶ میلیون تومان | ۸ میلیون تومان | ۲۸ میلیون تومان |
| مجموع صرفهجویی | – | – | ۱۴۳ میلیون تومان |
اگر مجموع هزینه خرید، نصب و آموزش ۱۰۰ میلیون تومان باشد:
ROI = (143 – 100) ÷ 100 × 100
نتیجه برابر با ۴۳ درصد خواهد بود.
به بیان دیگر، سرمایهگذاری انجامشده در همان سال نخست بخش قابلتوجهی از هزینه خود را جبران کرده است.
همه سازمانها نرخ بازگشت سرمایه یکسانی ندارند. عوامل مختلفی میتوانند این عدد را تغییر دهند.
هرچه تعداد پرسنل بیشتر باشد، احتمال خطاهای ثبت تردد و پرداخت حقوق نیز افزایش پیدا میکند؛ بنابراین ROI سریعتر خواهد بود.
ثبت دستی معمولاً خطاهای بیشتری ایجاد میکند و جایگزینی آن با سیستم هوشمند باعث صرفهجویی بیشتری میشود.
اتصال دستگاه به سیستم حقوق و دستمزد، منابع انسانی و ERP باعث کاهش دوبارهکاری و افزایش سرعت پردازش اطلاعات خواهد شد.
استفاده از دستگاهی متناسب با نیاز سازمان باعث میشود هزینههای نگهداری و تعمیرات کاهش یابد. برای مثال، دستگاه حضور و غیاب MB20VL برای بسیاری از شرکتهای کوچک و متوسط، امکانات مناسبی در زمینه ثبت اثرانگشت و تشخیص چهره ارائه میدهد.
محاسبه بازگشت سرمایه تنها به اعداد مالی محدود نمیشود و برخی شاخصهای عملکرد نیز اهمیت بالایی دارند.
از جمله مهمترین KPIهای حضور و غیاب در منابع انسانی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
بررسی مستمر این شاخصها تصویر دقیقتری از عملکرد سیستم در اختیار مدیران قرار میدهد.
پیشرفت فناوری باعث شده سیستمهای حضور و غیاب تنها ابزار ثبت ورود و خروج نباشند.
بهعنوان مثال، هوش مصنوعی در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره میتواند با شناسایی دقیق افراد، جلوگیری از ثبت تردد غیرمجاز و افزایش سرعت احراز هویت، هزینههای ناشی از خطا و تقلب را کاهش دهد. این موضوع در سازمانهای پرتردد، تأثیر محسوسی بر افزایش بازگشت سرمایه خواهد داشت.
در پروژههای عمرانی، صنعتی و پیمانکاری، کنترل دقیق تردد اهمیت بیشتری پیدا میکند.
استفاده از سیستم مناسب برای مدیریت حضور و غیاب پیمانکاران و نیروهای پروژهای موجب میشود ساعات کاری واقعی ثبت شده، گزارشهای دقیقتری تهیه شود و اختلافات مالی میان کارفرما و پیمانکار کاهش پیدا کند.
برخی تصمیمات میتوانند زمان رسیدن به ROI را افزایش دهند.
با جلوگیری از این اشتباهات، سرمایهگذاری انجامشده سریعتر به سوددهی خواهد رسید.
پیش از تصمیمگیری، بهتر است این موارد بررسی شوند:
بله. هزینههای پشتیبانی، تعمیرات و خدمات پس از فروش باید در محاسبه لحاظ شوند. البته اگر دستگاه از کیفیت مناسبی برخوردار باشد، این هزینهها در مقایسه با صرفهجویی ایجادشده بسیار ناچیز خواهند بود.
در برخی مواقع نیز موضوعاتی مانند بازیابی رمز مادر دستگاه حضور و غیاب یا انجام تنظیمات مدیریتی توسط واحد پشتیبانی، بخشی از خدمات پس از فروش محسوب میشوند و انتخاب شرکتی با پشتیبانی مناسب میتواند از توقف فعالیت سیستم جلوگیری کند.
محاسبه بازگشت سرمایه دستگاه حضور و غیاب تنها به مقایسه قیمت خرید با درآمد حاصل از آن محدود نمیشود، بلکه باید تمامی هزینههای مستقیم و غیرمستقیم و همچنین صرفهجوییهای ایجادشده در سازمان بررسی شوند. هرچه ثبت تردد دقیقتر، محاسبات حقوق شفافتر و فرآیندهای منابع انسانی هوشمندتر باشد، نرخ بازگشت سرمایه نیز افزایش پیدا خواهد کرد. به همین دلیل، انتخاب یک سیستم متناسب با نیاز کسبوکار، علاوه بر کاهش هزینههای عملیاتی، زمینه تصمیمگیری دقیقتر مدیران و افزایش بهرهوری سازمان را نیز فراهم میکند.
