مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب یکی از مسائلی است که همواره مورد توجه صاحبان کسب و کار بوده است. دستگاه حضور و غیاب، یک راه ساده و دقیق برای ثبت ساعت کاری کارکنان است. این دستگاهها با استفاده از فناوریهای مختلف مانند کارت، اثر انگشت یا تشخیص چهره، به صورت خودکار ورود و خروج کارکنان را ثبت میکنند. با استفاده از این دستگاهها، مدیران میتوانند به راحتی ساعت کار کارکنان را کنترل کنند و از حقوق و دستمزد آنها به صورت دقیق محاسبه کنند. دستگاه حضور و غیاب امروزه به یکی از مهمترین و ضروریترین سیستمهای مدیریت کسب و کار تبدیل شده است و از این طریق میتوان به کنترل تردد پرسنل پرداخت. این دستگاه انواع گوناگونی دارد و با توجه به شرایط و تعداد کارکنان میتوان از آنها استفاده کرد. دستگاههای حضور و غیاب به ایجاد نظم در محیط کار کمک میکنند و علاوه بر آن مزایای متعددی دارند که توجه صاحبان مشاغل را به خود جلب کردهاند. برای آشنایی با مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه کار میکند؟
پیش از آن که با مزایای دستگاه حضورغیاب آشنا شوید بهتر است بدانید که دستگاه حضور و غیاب چیست و عملکرد آن چگونه است. صاحبان مشاغل در سازمانهای دولتی، غیردولتی و کارخانجات برای ورود و خروج کارکنان ساعاتی را مشخص میکنند که در قدیم تردد به طور دستی و توسط افراد مسئول انجام میشد. امروزه ثبت ورود و خروج پرسنل با استفاده از دستگاههای حضور و غیاب انجام میشود که باعث صرفهجویی در هزینهها و زمان میگردد.
علاوه بر آن موارد دیگری مانند محاسبه غیبت در قانون کار، محاسبه کسر کار، تعجیل، تاخیر، اضافه کار، مأموریتها، نمایش مرخصی و صدور فیش حقوقی توسط این دستگاه انجام میشود. با تجزیه و تحلیل تمام اطلاعات ورود و خروج میزان دستمزد و مزایای جانبی کارکنان مشخص می شود.
با نصب این دستگاه در محل کار از بینظمیها و تخلفات اداری جلوگیری خواهد شد و کارکنان بهموقع در محل کار حضور پیدا خواهند کرد. این دستگاه انواع گوناگونی دارد که شامل دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، تشخیص چهره، تشخیص کف دست، کارتی و بیومتریک هستند و هر کدام مزایای مختص به خود را دارند. در ادامه به مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب خواهیم پرداخت:
مقاله پیشنهادی: دستگاه حضور و غیاب تشخیص صدا
مزایای دستگاه حضور و غیاب
دستگاههای حضور و غیاب، صرف نظر از نوع و مدل، مزایای فراوانی را برای سازمانها و شرکتها به همراه دارند. این مزایا به طور مستقیم بر روی بهبود عملکرد، کاهش هزینهها و افزایش رضایت کارکنان تأثیرگذار هستند. در ادامه به برخی از مهمترین مزایای استفاده از این دستگاهها اشاره میکنیم:
- افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی
-
بهبود مدیریت زمان
- شفافیت و افزایش اعتماد
-
کاهش هزینهها
- سایر مزایا
در جدول زیر به تمام ویژگی ها و مزایای استفاده از دستگاه های حضور و غیاب خواهیم پرداخت.
دستگاههای حضور و غیاب، زمان ورود و خروج کارکنان را با دقت بسیار بالایی ثبت میکنند. این دقت در مقایسه با روشهای سنتی مانند دفتر ثبت حضور و غیاب، به مراتب بیشتر است.
|
ثبت دقیق زمان |
با حذف دخالت عامل انسانی در محاسبه ساعت کار، خطاهای محاسباتی به حداقل میرسد. این امر باعث میشود تا حقوق و دستمزد کارکنان به صورت دقیق و عادلانه پرداخت شود.
|
کاهش خطاهای محاسباتی |
این دستگاهها امکان کنترل دقیق ساعت کار هر کارمند را فراهم میکنند. با این اطلاعات، مدیران میتوانند به راحتی ساعت کاری استاندارد، اضافه کاری و مرخصیهای هر کارمند را مدیریت کنند.
|
کنترل دقیق ساعت کار |
با داشتن اطلاعات دقیق از ساعت کار کارکنان، میتوان به عوامل کاهش بهرهوری پی برد و اقدامات لازم برای بهبود آن را انجام داد.
|
افزایش بهرهوری |
دستگاههای حضور و غیاب با ارائه گزارشهای دقیق، شفافیت را در محاسبات حقوق و دستمزد ایجاد میکنند. این امر باعث افزایش اعتماد کارکنان به سیستم پرداخت میشود.
|
شفافیت در محاسبات |
با حذف اختلافات در محاسبه ساعت کار، از بروز اختلافات بین کارکنان و مدیران جلوگیری میشود.
|
کاهش اختلافات |
: با کنترل دقیق ساعت کار و جلوگیری از پرداخت اضافه کاریهای بیمورد، میتوان در هزینههای نیروی انسانی صرفهجویی کرد.
|
کاهش هزینههای نیروی انسانی |
با داشتن اطلاعات دقیق از حضور و غیاب کارکنان، میتوان برنامهریزی بهتری برای نیروی انسانی انجام داد و از استخدام نیروی مازاد جلوگیری کرد.
|
بهبود برنامهریزی نیروی انسانی |
استفاده از دستگاه حضور و غیاب باعث افزایش نظم و انضباط در محیط کار میشود.
|
افزایش نظم و انضباط |
این دستگاهها امکان تولید انواع گزارشهای متنوع مانند گزارش حضور و غیاب، گزارش اضافه کاری، گزارش مرخصیها و … را فراهم میکنند.
|
امکان گزارشگیری متنوع |
بسیاری از دستگاههای حضور و غیاب قابلیت اتصال به سیستمهای نرمافزاری دیگر مانند نرمافزار حقوق و دستمزد را دارند.
|
قابلیت اتصال به سیستمهای دیگر |
برخی از دستگاههای حضور و غیاب دارای سیستمهای امنیتی هستند که از اطلاعات ثبت شده محافظت میکنند.
|
افزایش امنیت |
معایب دستگاه حضور و غیاب
به طور کلی از معایب استفاده از دستگاه حضور و غیاب میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- هزینه اولیه و نگهداری
- مشکلات فنی
- مشکلات مربوط به امنیت اطلاعات
- محدودیتهای فنی
- مشکلات مربوط به کارکنان
- و سایر مشکلات دیگر…
علاوه بر مشکلات گفته شده، دستگاه حضور و غیاب معایب دیگری نیز دارد که در جدول زیر به طور کلی به آن میپردازیم:
دستگاههای حضور و غیاب، به ویژه مدلهای پیشرفته و مجهز، هزینه نسبتاً بالایی دارند.
|
هزینه خرید |
نصب و راهاندازی این دستگاهها نیاز به تخصص دارد و هزینههای جانبی مانند کابلکشی و تنظیمات نرمافزاری را به همراه دارد.
|
هزینه نصب و راهاندازی |
این دستگاهها نیز مانند هر دستگاه الکترونیکی دیگری ممکن است دچار خرابی شوند و نیاز به تعمیر و نگهداری داشته باشند.
|
هزینه تعمیر و نگهداری |
مانند هر دستگاه الکترونیکی دیگری، دستگاههای حضور و غیاب نیز ممکن است دچار خرابی شوند و در کارکرد آنها اختلال ایجاد شود.
|
خرابی دستگاه |
بروز مشکلات نرمافزاری میتواند باعث اختلال در عملکرد دستگاه و از دست رفتن اطلاعات شود.
|
مشکلات نرمافزاری |
عوامل محیطی مانند گرد و غبار، رطوبت و دمای بالا میتوانند بر عملکرد دستگاه تأثیر بگذارند.
|
تأثیر محیط |
در صورت عدم رعایت اصول امنیتی، ممکن است اطلاعات ثبت شده در دستگاه هک شود.
|
هک شدن سیستم |
در برخی موارد، دستگاههای حضور و غیاب ممکن است در تشخیص هویت افراد دچار مشکل شوند، به خصوص در مواردی که تغییرات ظاهری در فرد ایجاد شده باشد (مانند تغییر در ظاهر اثر انگشت یا چهره).
|
مشکلات در تشخیص هویت |
فراموشی کارت یا مشکلات مربوط به اثر انگشت میتواند باعث تأخیر در ثبت تردد شود.
|
مشکلات مربوط به فراموشی کارت یا اثر انگشت |
علاوه بر هزینههای اولیه، هزینههای جانبی مانند مصرف برق و تعویض قطعات نیز باید در نظر گرفته شود.
|
هزینههای جانبی |
علاوه بر مزایای دستگاه حضور و غیاب با توجه به انواع گوناگونی که دارند هر یک با معایب و مشکلاتی نیز مواجه هستند، در ادامه به معایب استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی تشخیص چهره و کارتی خواهیم پرداخت:
معایب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
این دستگاه با استفاده از حسگر به تشخیص اثر انگشت میپردازد و یکی از معایب آن آسیب دیدن حسگر است که با تعمیر بالایی همراه خواهد بود. افرادی که دارای اثر انگشت آسیبدیده هستند یا انگشت آنها کثیف است دستگاه در تشخیص اثر انگشت آنها با مشکل مواجه میشود. همچنین این دستگاه نسبت به نمونههای دیگر قیمت گرانتری دارد.
معایب دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
این دستگاه نیز قیمت بالایی دارد و برخی از انواع آن از ظرفیت پایین جهت تشخیص چهره برخوردار هستند که ممکن است جوابگوی مجموعه نباشند و به تعداد دستگاه بالاتری نیاز داشته باشید. همچنین در برخی موارد در عملکرد الگوریتم دستگاه اختلال به وجود میآید و هنگام اسکن چهره فرد را با چهره دیگری اشتباه میگیرد و آن را ثبت میکند.
معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی
برخی از دستگاههای ساعت زنی کارتی به شکل تماسی طراحی شدهاند و از طریق بارکد و قطعات مغناطیسی بر روی کارتها به تشخیص پرسنل میپردازند. در صورتی که در قطعات این کارتها نقص فنی به وجود آید عملکرد دستگاه متوقف میشود. همچنین در دستگاههای کارتی بدون تماس یک کارت در اختیار پرسنل قرار میگیرد که در صورت ضربه یا قرار گرفتن در معرض رطوبت دچار مشکل میشود و دستگاه نمیتواند آن را تشخیص دهد.
مقاله پیشنهادی: نحوه نصب دستگاه حضور و غیاب
موارد مهم برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب
برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب متناسب با بودجه و یا نیاز سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
نیاز سازمان
قبل از خرید دستگاه، نیازهای سازمان خود را به دقت بررسی کنید.
بودجه
بودجه در نظر گرفته شده برای خرید دستگاه را مشخص کنید.
ویژگیهای دستگاه
ویژگیهای مختلف دستگاهها مانند نوع تشخیص هویت، ظرفیت حافظه، قابلیت اتصال به شبکه و … را با دقت مقایسه کنید.
شرکت سازنده
از برندهای معتبر و با سابقه مانند فراتکنو خریداری کنید.
گارانتی و خدمات پس از فروش
به گارانتی و خدمات پس از فروش دستگاه توجه کنید.
سخن پایانی
با توجه به مزایای فراوان دستگاههای حضور و غیاب و امکان رفع معایب آنها با انتخاب دستگاه مناسب و انجام تنظیمات دقیق، میتوان نتیجه گرفت که مزایای این دستگاهها بر معایب آنها غلبه دارد. این دستگاهها به عنوان یک ابزار ضروری برای مدیریت زمان و منابع انسانی در سازمانها محسوب میشوند. برای دریافت مشاوره و خرید میتوانید با کارشناسان ما در فراتکنو تماس حاصل نمایید.