نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب، گامی مهم در جهت بهبود مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره‌وری در هر سازمان است. این دستگاه‌ها با ثبت دقیق ساعات کار پرسنل، امکان کنترل تردد و محاسبه دقیق حقوق و دستمزد را فراهم می‌آورند. انتخاب و نصب این نوع دستگاه ها به عوامل مختلفی از جمله نوع کسب‌وکار، تعداد پرسنل، بودجه و ویژگی‌های خاص هر سازمان بستگی دارد. در این مقاله، به صورت جامع به راهنمای نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب پرداخته و نکات مهمی را برای انجام صحیح این فرآیند ارائه خواهیم داد.
مقاله پیشنهادی: دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
نکات مهم و کاربردی نصب دستگاه های حضور و غیاب
با نصب دستگاه‌های حضور و غیاب یک گام مهم در جهت بهبود مدیریت نیروی انسانی میتوان برداشت. با انتخاب محل مناسب و رعایت نکات فنی، می‌توانید از حداکثر کارایی این دستگاه‌ها بهره‌مند شوید. در ادامه به شرایط نصب دستگاه های حضور و غیاب میپردازیم.
- انتخاب محیط مناسب برای استقرار دستگاه حضور و غیاب
بعد از اینکه کارفرمایان دستگاه مناسب با کسب وکار خود را انتخاب کردند یکی از چالش ها وموضوعات مهمی که باآن سروکاردارند نصب دستگاه حضور و غیاب است که ابتدا برای نصب دستگاه حضور وغیاب باید مکان مناسبی را انتخاب کرد زیرا انتخاب محیط نامناسب برای نصب دستگاه باعث ایجاد خرابی دردستگاه و یا به مرور زمان باعث فرسوده شدن دستگاه حضور وغیاب می شود.
- مکان مناسب نصب دستگاه حضور و غیاب
همچنین دستگاه های حضور و غیاب باید نزدیک درب های ورودی و خروجی قراربگیرند تا همه ی کارکنان به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. همچنین باید توجه داشت که اگر این سیستم ها نیاز به برق داشته باشد باید نزدیک پریز برق نصب شود واگر سیستم آنلاین باشد باید درمکانی نصب شود که گره شبکه وجودداشته باشد.
- ارتفاع استاندارد برای نصب دستگاه حضور و غیاب
ارتفاع مناسب برای نصب دستگاه های حضور وغیاب امری ضروری است. باتوجه به تنوع محصولات حضور وغیاب می توان این دستگاه ها راروی میز یا روی دیوار نصب کرد.بعضی ازاین سیستم ها هم قابلیت حمل به صورت پرتابل رادارند. درحالت کلی ارتفاع استاندارد از سطح زمین برای نصب این دستگاه هابین۱.۱۵تا۱.۵۵ سانتی متر است. زمانی که دستگاه هایی که نیاز به نصب روی دیوار را دارند روی ارتفاع نامناسبی نصب شوند احتمال ایجاد خطاواختلال در سیستم ثبت ورود وخروج وجود دارد.
- توجه به نور برای نصب دستگاه حضور و غیاب
نور مناسب محیط ازدیگر مواردی است که در نصب دستگاه های حضور وغیاب تشخیص چهره به شدت حائز اهمیت است. این دستگاه ها باید درمحلی نصب شوند که نور متعادل باشد تا دستگاه بتواند فرایند تشخیص چهره را بادقت و به درستی انجام دهد. همچنین تابش مستقیم نور خورشید و یا هالوژن های قوی باعث داغ شدن سنسورهاو سایر تجهیزات سیستم میشود در نتیجه باعث ایجاد اختلال درسیستم می شود. بنابراین به منظور عملکرد صحیح دستگاه‌های کنترل تردد، از نصب آن‌ها در مکان‌هایی با نور مستقیم خورشید یا نور بسیار قوی خودداری کنید.
مقاله پیشنهادی: مهم ترین نکاتی که هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید بدانید!
مراحل نصب و راه اندازی نرم افزار دستگاه حضور و غیاب
آماده سازی اولیه:
این مرحله شامل نصب نرم افزار و اتصال دستگاه به سیستم است. در این مرحله میباسیت فایل نصب نرم را از شرکت ارائه دهنده دریافت کرد و طبق دستور العمل آن نرم افزار را روی سیستم خود نصب کنید. در قدم بعد باید اطمینان حاصل کنید که سیستم حضور و غیاب به درستی به روی سیتم کامپیوتری متصل شده است.
ایجاد پایگاه داده کارکنان:
در این مرحله باید یک فایل اکسل حاوی اطلاعات کارکنان که شامل نام، نام خانوادگی، کد پرسنلی، شماره ملی و … است ایجاد کنید و بعد این اطلاعات را به نرم افزار منتقل کنید. لازم به ذکر است این کار معمولاً به صورت دستی یا از طریق یک فایل با فرمت مشخص انجام میشود.
تنظیم شیفت کاری و ساعات کار:
اقدامات این مرحله از تنظیمات دستگاه حضور و غیاب شامل شیفت های کاری مختلف (صبح، عصر، شب، شیفت‌های چرخشی و …) است که باید در نرم افزار تعریف شود. هم چنین میتوان برای هر کارمند ساعات شروع و پایان کار، ساعات استراحت و … را مشخص کرد و بعد از روزهای کاری و یا تعطیلات را در نرم افزار تعریف کنید.
ثبت اطلاعات بیومتریک:
در این مرحله درصورتی که دستگاه شما از قابلیت تشخیص اثر انگشت برخوردار است میبایست برای هر کارمند یک اثر انگشت ثبت کنید که معمولاً با استفاده از اسکنر اثر انگشت دستگاه انجام میشود. لازم به ذکر است اگر از کارت‌های شناسایی استفاده میشود، اطلاعات کارت‌ها را در نرم افزار ثبت کنید.
تنظیم گزارش‌ها:
انواع گزارش‌هایی که نیاز دارید (مانند گزارش حضور و غیاب، گزارش اضافه کاری، گزارش مرخصی و …) را در سیستم تعریف نمایید. هم چنین قالب گزارش ها باید به گونه ای تنظیم کنید که اطلاعات مورد نظر شما را به صورت کامل و مرتب نمایش دهد.
تست و راه‌اندازی نهایی:
مرحله آخر تست عملکرد دستگاه است که پس از انجام تمام تنظیمات، میبایست عملکرد دستگاه را تست کنید تا از ثبت صحیح اطلاعات اطمینان حاصل کنید. هم چنین در صورت لزوم میتوان به کارمندان نحوه استفاده از دستگاه و نرم افزار را آموزش دهید.
سخن پایانی
با اجرای دقیق مراحل ذکر شده و رعایت نکات مهم، شما می‌توانید به راحتی نرم‌افزار دستگاه حضور و غیاب را نصب و راه‌اندازی کنید. این فرایند، گامی مهم در جهت مدیریت دقیق و کارآمد نیروی انسانی سازمان شما محسوب میشود. با تکیه بر سال‌ها تجربه و دانش فنی، فراتکنو به عنوان یک مشاور و فروشنده حرفه‌ای، شما را در انتخاب و پیاده‌سازی مناسب‌ترین سیستم حضور و غیاب همراهی می‌کند تا بهینه‌ترین بهره‌وری را از نیروی انسانی خود ببرید.
