ورود و خروج پرسنل از مهمترین چالش‌های کسب و کارهای بزرگ و کوچک است که از قدیم الایام تاکنون به یکی از معضلات بزرگ تبدیل شده است. خوشبختانه با تولید و به کارگیری سیستم‌های حضور و غیاب این مشکل تاحدودی رفع شده و کارمندان راس ساعت مشخص سر کار حضور می‌یابند. این سیستم تنها برای کنترل ورود و خروج پرسنل به کار نمی‌رود؛ بلکه دارای قابلیت‌هایی است که کار را برای کارفرمایان بسیار راحت کرده و از نظر هزینه و زمان بسیار مقرون به صرفه است. در ادامه مقاله همراه ما باشید تا در رابطه با ثبت ورود و خروج پرسنل بیشتر صحبت کنیم.
نحوه تنظیم قوانین حضور و غیاب
برای کنترل ورود و خروج پرسنل و حضور و غیاب آنها بهتر است قوانین زیر را در مجموعه خود وضع کنید:
- یکی از مهمترین قوانین برای ثبت ورود و خروج پرسنل و کنترل آنها در نظر گرفتن قوانین حضور غیاب است. با این کار در ورود و خروج افراد نظم ایجاد می‌شود و در زمان مقرر در محل کار حضور پیدا می‌کنند.
- علاوه بر پرسنل، کارفرما و مدیران باید از قوانین حضور و غیاب اطاعت کنند. در این صورت نظم در کل مجموعه به وجود می‌آید و مانع از ایجاد هزینه‌های اضافی خواهد شد.
- برای هر یک از بخش‌های مجموعه خود مدیران شایسته را انتخاب کنید تا توانایی تنظیم سیستم حضور و غیاب را داشته باشند و به خوبی آنها را اجرا نمایند.
- برنامه حضور و غیاب برای تمام پرسنل مجموعه از مدیران گرفته تا کارمندان باید به طور واضح ارائه شود و در صورت نیاز برای رفع ابهام به سوالات آنها پاسخ داده شود.
- برای افرادی که از شرایط خاص مانند ابتلا به بیماری زمینه‌ای خاصی برخوردار هستند پیشنهاد می‌شود برنامه حضور و غیاب متناسب با شرایط آن ها را در نظر بگیرید.
- برنامه حضور و غیاب پرسنل باید به صورت عادلانه باشد تا آنها بتوانند به خوبی از حقوق خود استفاده کنند. برای مثال با توجه به قوانین کار می‌توانید برای مرخصی آنها قوانین مناسبی را در نظر بگیرید.
بهترین روش ثبت ورود و خروج پرسنل
برای کنترل تردد پرسنل روش‌های مختلفی وجود دارد که بهترین آنها استفاده از دستگاه حضور و غیاب است. در این روش جدید با استفاده از دستگاه به ثبت ساعت ورود و خروج پرسنل پرداخته می‌شود. دستگاه‌های حضور و غیاب انواع گوناگونی دارند که به طور بیومتریک و غیر بیومتریک افراد را شناسایی می‌کنند. چنین دستگاه‌هایی مجهز به بهترین نرم‌افزارهای امنیتی هستند و خطاهای انسانی و تقلب را به حداقل می‌رسانند. از جمله امکاناتی که نرم‌افزار حضور و غیاب در اختیار مدیران قرار می‌دهد عبارتند از:
1.تعریف اطلاعات پایه
بخشی از این نرم‌افزار مربوط به تعریف اطلاعات پایه است که می‌توانید مواردی مانند نوع استخدام پرسنل، انواع شیفت‌های کاری، اطلاعات کاری پرسنل، ساعات ورود و خروج، اضافه کاری و… را در سیستم تعریف کنید.
2.ثبت محاسبات
انواع محاسبات مانند اضافه کاری، حقوق و دستمزد، مرخصی، ماموریت، تردد و کسرکار توسط این دستگاه ثبت می‌شوند.
3.گزارشگیری
پس از ثبت تمامی محاسبات مانند ماموریت‌ها، تاخیرها، اضافه کاری‌ها و مرخصی‌ها امکان گزارشگیری از آنها وجود دارد و می‌توانید در بازه‌های زمانی مشخص مانند روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه کارکرد پرسنل را مورد بررسی قرار دهید.
سامانه ورود و خروج چه کاربردهایی دارد؟
ثبت ورود و خروج پرسنل از مهمترین اقداماتی است که در تمام مجموعه‌ها و سازمان‌ها باید اتفاق بیفتد. در زمان گذشته این عمل به صورت دستی انجام می‌شد که با بروز خطاهای انسانی همراه بود. امروزه با ایجاد نرم‌افزار حضور و غیاب و سامانه ورود و خروج مشکل بسیاری از سازمان‌ها حل شده است و با وضع قوانین و مقررات می‌توان از بسیاری خطاهای حقوق و دستمزد جلوگیری کرد و راندمان کاری را افزایش داد. ثبت ورود و خروج پرسنل با کاربردهای زیر همراه است:
رعایت قوانین کار
با ثبت ورود و خروج کارمندان و مدیران توسط سامانه زمانبندی قوانین مجموعه به طور عادلانه برآورده می‌شوند. به این صورت می‌توانید زمان ثبت ورود و خروج کارکنان خود را ثبت و ضبط کنید و عملکرد آنها را زیر نظر بگیرید. همچنین از این طریق از وقتشناسی کارکنان خود مطلع می‌شوید و از تقلب در حضور و غیاب آنها جلوگیری می‌شود.
مدیریت حضور و غیاب
با این سامانه می‌توانید از تعداد روزهایی که کارکنان از مرخصی استفاده کرده‌اند مطلع شوید. به این صورت عدالت برای تمام کارکنان برقرار می‌شود و برای افرادی که دارای شرایط خاص هستند مرخصی‌های بیشتری را می‌توانید در نظر بگیرید.
ثبت ساعت ورود و خروج
با سیستم حضور و غیاب این امکان به پرسنل داده می‌شود تا ساعت ورود و خروج خود را ثبت نمایند.
محاسبه حقوق و دستمزد
امکان ادغام سیستم حضور و غیاب با نرم‌افزارحقوق و دستمزد وجود دارد. در این صورت می‌توانید حقوق و دستمزد کارکنان را به طور سریع محاسبه کنید و از یک سیستم یکپارچه برای کنترل تردد پرسنل استفاده نمایید.
ویژگی‌های سیستم ثبت ورود و خروج پرسنل
استفاده از سیستم ورود و خروج پرسنل باعث می‌شود بهره‌وری مجموعه به طور قابل توجهی افزایش پیدا کند و کارکنان در ورود و خروج خود دقت بیشتری به خرج دهند. مهمترین ویژگی‌ها و امکاناتی که سیستم ورود و خروج پرسنل در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهند عبارتند از:
- جلوگیری از تقلب هنگام ثبت زمان ورود و خروج کارکنان
- ذخیره اطلاعات ساعات ورود و خروج پرسنل و ارزیابی عملکرد آنها
- کاهش نیروی انسانی در ثبت ورود و خروج پرسنل و در نتیجه کاهش خطاهای انسانی
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها و جلوگیری از پرداخت حقوق اضافه به کارمندان
- امکان محاسبه دقیق حقوق و دستمزد، اضافه کار و کسری کار
- با به کارگیری سیستم ورود و خروج از روش‌های ثبت دستی که باعث اشغال فضای زیادی توسط اسناد می‌شوند جلوگیری می کند. این سیستم به شما کمک می‌کند تا قوانین سازمان مطابق با قوانین کار پیش بروند و حقوق کارکنان حفظ شوند.
سخن پایانی
استفاده از ثبت ورود و خروج پرسنل به کارفرمایان و مدیران کمک می‌کند تا راندمان کاری مجموعه خود را افزایش دهند و علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت یک سرمایه‌گذاری بلند مدت با نرخ بازگشت سرمایه داشته باشند. سیستم ورود و خروج پرسنل خیال شما را از بابت نظم مجموعه راحت می‌کند تا از تقلب پرسنل بی‌مسئولیت جلوگیری شود. برای مشاوره ی رایگاه با کارشناسان فروش فراتکنو تماس بگیرید.
